Bạn đang quan tâm vị trí Trưởng phòng hành chính nhân sự nhưng chưa biết công việc cụ thể như thế nào? Chức năng, vai trò nhiệm vụ hay kỹ năng cần phải có của một Trưởng phòng hành chính nhân sự…HR Eduplus sẽ giúp bạn giải quyết mọi vướng mắc trên cũng như định hướng được nghề nghiệp tương lai cho mình thông qua bài viết dưới đây.
1. Trưởng phòng hành chính nhân sự là gì?
Trưởng phòng hành chính nhân sự (HR Manager) là người đứng đầu bộ phận nhân sự, đảm nhận quán xuyến các công việc liên quan đến nhân sự (tuyển dụng, đào tạo), điều hành và quản lý chính sách, quyền lợi của từng cá nhân trong một doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, họ không chỉ giám sát, tuyển dụng nhân sự còn tham gia vào hỗ trợ các phòng ban khác góp phần gắn kết các cá thể trong doanh nghiệp xích lại gần nhau, cùng nhau đạt mục tiêu chung.
2. Chức năng của Trưởng phòng HCNS
Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm chiến lược với tất cả các lĩnh vực liên quan đến nhân sự. Một nhà quản lý nhân sự có chuyên môn sẽ là người vừa có kiến thức kinh doanh và kiến thức quản lý. Trong một tổ chức lớn, HR Manager sẽ là người báo cáo kết quả công việc cho Giám đốc nhân sự hoặc giám đốc nhân sự cấp cao.
2.1. Đào tạo và phát triển nhân viên
Đào tạo và phát triển nhân viên có thể chia làm hai giai đoạn:
- Đào tạo khi mới nhận việc: Làm quen môi trường, văn hoá doanh nghiệp, quy chế, nội quy quy định
- Đào tạo kỹ năng lãnh đạo và phát triển: Nhân cấp nhân viên phát triển toàn diện kỹ năng phục vụ nhu cầu phát triển thiết yếu của mỗi doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
Các nhà quản lý nguồn nhân lực tiến hành đánh giá nhu cầu để xác định mục tiêu đào tạo và loại hình đào tạo cần thiết để cải thiện hiệu suất và năng suất. Trưởng phòng HCNS chính là “đầu mối giao thương” để mỗi phòng ban có được quy trình đào tạo kỹ năng phù hợp phục vụ nghiệp vụ chuyên môn.
Trưởng phòng nhân sự nắm vai trò then chốt trong việc phát triển nhân viên và lập kế hoạch đào tạo thông qua việc quản lý, đánh giá chung dưới con mắt quản lý nhân lực. Bên cạnh đó, họ cũng giúp những nhà quản lý cấp cao phát hiện những nhân tài của doanh nghiệp để tiến cử lên vị trí cao cấp hơn. Đối với nhân viên, họ là người giúp nhân viên vẽ ra lộ trình nghề nghiệp, định hướng thăng tiến sắc nét hơn bất cứ ai.
2.2. Trưởng phòng HCNS tuyển dụng và tuyển chọn
Một trong những nhiệm vụ chính là trưởng phòng hành chính nhân sự là cung cấp các giải pháp chiến lược để đáp ứng nhu cầu của lực lượng lao động chất lượng.
Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm giám sát quá trình tuyển dụng và lựa chọn ứng viên sáng giá. Không chỉ vậy, những người này còn có đảm nhận trách nhiệm đề xuất, tiến cử những nhân viên xuất sắc và phát triển họ để có được vị trí xứng đáng và đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp.
2.3. Duy trì quản lý nguồn nhân lực
Các chiến lược sử dụng lao động hiệu quả luôn đi kèm với một môi trường làm việc tuyệt vời nơi nhân viên, người lao động được bảo đảm các quyền lợi, không bị phân biệt đối xử, quấy rối, đảm bảo việc khám sức khỏe định kỳ cho người lao động. Với các nhà quản lý tiến hành điều tra môi trường làm việc và giải quyết khiếu nại cho nhân viên.
Trưởng phòng Nhân sự cũng có thể là đầu mối liên hệ chính cho cố vấn pháp lý trong các hoạt động giảm thiểu rủi ro và kiện tụng liên quan đến các vấn đề quan hệ nhân viên. Ví dụ về giảm thiểu rủi ro do người quản lý nguồn nhân lực xử lý bao gồm việc kiểm tra các chính sách hiện hành tại nơi làm việc và đào tạo cho nhân viên và người quản lý về các chính sách đó để giảm thiểu tần suất khiếu nại của nhân viên do hiểu sai hoặc hiểu sai các chính sách của công ty.
2.4. Xây dựng quan hệ nhân viên hiệu quả
Trưởng phòng HCNS không phải là người phải trực tiếp giải quyết các vấn đề tại nơi làm việc, trách nhiệm đó thuộc về chuyên viên nhân sự. Tuy nhiên, trách nhiệm cuối cùng trong việc quản lý, duy trì các mối quan hệ lao động thuộc về trưởng phòng nhân sự.
Chiến lược sử dụng lao động, chiến lược giữ chân nhân tài hiệu quả luôn đi kèm với một môi trường làm việc năng động, nơi NLĐ được đảm bảo về quyền lợi không bị phân biệt đối xử, quấy rối, được chăm sóc kiểm tra sức khỏe định kỳ. Để thực hiện được điều đó, các cấp quản lý cần quan tâm đến môi trường làm việc, xử lý và giải quyết các khiếu nại cho NLĐ kịp thời.
Có thể nói trưởng phòng hành chính nhân sự là đầu mối liên hệ cố vấn pháp lý chính trong các hoạt động giảm thiểu rủi ro và kiện tụng liên quan đến các vấn đề quan hệ.
2.5. Quản lý thông tin, dịch vụ nhân sự
Trưởng phòng hành chính nhân sự cần nắm bắt được thông tin nhân sự trong tổ chức của mình, đồng thời cũng là người ký các quyết định ban hành luật, văn bản bổ sung nhân sự đảm bảo tuân thủ đúng quy tắc, pháp luật.
2.6. Tư vấn chiến lược nhân sự cho phòng/ban, CEO và BOD
Trong thời kỳ công nghệ số, trưởng phòng nhân sự không chỉ là người quanh quẩn ở khu hậu trường mà còn trực tiếp cùng các phòng bạn khác và các BOD/CEO tham gia vào việc hoàn thành các mục tiêu kinh doanh.
Mô hình HRBP chủ yếu được áp dụng ở các doanh nghiệp lớn, khi đó có thêm vị trí HRBP Manager (Trưởng phòng tư vấn chiến lược nhân sự). Nhiệm vụ chính của Trưởng phòng HRBP là tư vấn chiến lược nhân sự đối với các phòng ban khác, tham mưu chiến lược nhân sự vào các dự án kinh doanh của công ty trước các CEO và BOD, điều này góp phần đẩy nhanh năng suất, sau cùng là thu về nhiều lợi nhuận hơn.
3. Nhiệm vụ của Trưởng phòng HCNS
- Quản lý và phối hợp với các phòng bạn để thực hiện trơn tru công việc của toàn hệ thống
- Lập kế hoạch nhân lực, theo dõi thông tin, đưa ra bảng mô tả công việc chuẩn cho từng vị trí, tuyển dụng nguồn nhân lực chất lượng
- Tham gia và tham vấn, giám sát quy trình tuyển dụng
- Tham mưu những chiến lược dài hạn, chiêu đãi hiền tài, giữ chân nhân tài, duy trì nguồn lực của doanh nghiệp
- Đào tạo, hướng dẫn nâng cao năng lực phát triển mở rộng kiến thức, nâng cấp trình độ, cập nhập xu thế
- Đánh giá khách quan, khen thưởng, đãi ngộ. Xây dựng chính sách thăng tiến, thay thế, bổ sung
- Lập ngân sách nhân sự, hoạch định nguồn nhân sự nhằm phục vụ lợi ích sản xuất kinh doanh
- Xây dựng nội quy, chỉ đạo và theo dõi việc chấp hành nội quy của nhân sự
- Tổ chức mọi hoạt động về hành chính nhân sự, đưa ra các kế hoạch về sử dụng tài sản công ty, tham gia hoạt động tổ chức chương trình ngoại khóa, phổ biến quản lý việc lưu tài liệu,…
- Tham gia các bộ phận khác để quản lý nhân sự, bất cứ khi nào có quy định, nội quy mới sẽ gửi tới từng phòng ban để thông báo và hướng dẫn thực hiện
4. Kỹ năng của Trưởng phòng HCNS (HRM) cần có
Những người làm nhân sự giỏi để bước tiếp lên vị trí cấp quản lý cần là người dung hòa giữa cảm xúc và lý trí, kiến thức, tư duy và sự đồng cảm, công minh, công tâm. Trước hết, dưới đây là các kỹ năng để trở thành một nhà tuyển dụng nhân sự giỏi.
4.2. Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo nhân viên là là việc dùng năng lực của mình định hướng, tạo ảnh hưởng và thúc đẩy mọi người hành động và nhanh chóng đạt được mục tiêu công việc. Những trưởng phòng nhân sự có kỹ năng lãnh đạo giỏi là người có tầm nhìn, có khả năng chiến lược và biết quản lý những nhân viên của mình để đạt được những thành công chung.
Kỹ năng lãnh đạo gồm tổ hợp các kỹ năng như kỹ năng đưa ra quyết định; kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng tư duy, kỹ năng truyền cảm hứng, kỹ năng thấu hiểu, truyền động lực… Tất cả các kỹ năng này là vô cùng cần thiết để tạo nên một trưởng phòng nhân sự có tầm nhìn, có tâm, tài và được nhiều người yêu quý.
4.3. Kỹ năng lập kế hoạch
Phối hợp cùng các phòng ban của công ty để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, theo dõi năng lực nhân viên của công ty, từ đó đưa ra bản mô tả công việc và lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới.
Tiếp theo là tham vấn và giám sát quá trình tuyển dụng, hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty. Bên cạnh đó, phối hợp cùng với các phòng ban khác để tổ chức tuyển dụng cho các vị trí khuyết thiếu trong công ty. Trưởng phòng nhân sự sẽ không phỏng vấn trực tiếp ở các vị trí thấp, họ phỏng vấn ở các cấp cao cấp hơn như tổ trưởng chuyên môn, phó phòng, trưởng phòng thì trưởng phòng nhân sự mới trực tiếp tham gia tuyển dụng.
4.4. Kỹ năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Trưởng phòng nhân sự tổ chức và hướng dẫn các nhân viên mới hội nhập, thường công ty chỉ đào tạo ngắn hạn các kỹ năng cần thiết để phục vụ cho công việc. Qua đó, TPNS cũng xác định hướng phát triển và nhu cầu đạo của công ty.
Đối với các chương trình đào tạo trên 3 tháng, TPNS quyết định có thu học phí của học viên không? Thông thường các công ty sẽ yêu cầu đem bằng cấp về và cam kết làm việc cho công ty trong khoảng thời gian bao nhiêu lâu.
4.5. Kỹ năng quản lý và duy trì nguồn nhân lực
TPNS là người đánh giá hiệu quả của nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định khen thưởng, trả công. Ngoài ra, họ cũng phối hợp với các trưởng phòng ban khác để ra quyết định đề bạt, luôn chuyển, thôi việc… Họ còn thực hiện chức năng hướng dẫn, tư vấn cho các bộ phận khác về chính sách nhân sự của công ty và giữ nhiệm vụ đôn đốc các bộ phận khác thực hiện.
Có thể nói trưởng phòng nhân sự là cầu nối giữa người lao động và người sử dụng lao động, răn đe, kỷ luật đối với những người vô kỷ luật, thiếu trách nhiệm. Phục vụ cho công tác tuyển chọn, giới thiệu những thành viên xuất sắc trong công ty.
4.6. Kỹ năng nắm bắt và triển khai thông tin
Trưởng phòng hành chính nhân sự là người đầu tiên nắm bắt tình hình hoạt động và nhân sự của công ty, do vậy họ cần truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả tới nhân viên. Bên cạnh đó, họ cũng cần có một vốn hiểu biết nhất định về các văn bản và quy định của pháp luật cũng như các vấn đề khác liên quan để đảm bảo công ty làm việc theo đúng yêu cầu của nhà nước.
Chức vụ này còn là cầu nối với các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước như Sở kế hoạch đầu tư, cảnh sát khu vực, cơ quan phòng cháy chữa cháy..
5. Trách nhiệm của Trưởng phòng HCNS
Trưởng phòng HCNS là người đứng đầu phòng ban nhân sự chịu trách nhiệm về mọi mặt của doan nghiệp, có trách nhiệm giám sát tất cả các nhân viên trong bộ phận của mình đồng thời đảm bảo tất cả nguồn nhân lực đang hoạt động trong công ty được sử dụng hiệu quả nhất. Quản lý, điều phối, đánh giá tổng thể các kế hoạch.
Lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát, tổ chức và thực hiện xây dựng văn hoá doanh nghiệp kết nối mọi thành viên như một đại gia đình lớn để hoạt động, phát triển tối đa sức mạnh nguồn lực. Xây dựng những chính sách lương thưởng đãi ngộ xứng đáng góp phần phát triển hệ thống nhân lực chất lượng.
Đối tác tham mưu cùng ban lãnh đạo trong việc điều phối, ưu tiên việc gì trước, kết cấu nguồn nhân lực ra sao, tuyển dụng và lấp đầy những khoảng trống trong doanh nghiệp nhanh chóng…dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp để đưa ra các chiến lược về nhân sự, là người trực tiếp thiết lập nên KPI chung cho nhân sự thực hiện để đưa ra những nhận xét, đánh giá theo định kỳ về năng lực của nhân viên, các đánh giá định kỳ.
Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm xây dựng nên quy chế lương thưởng, phúc lợi, các biện pháp nhằm kích thích tinh thần và giữ chân nhân sự.
Trên đây là mô tả chi tiết về trưởng phòng hành chính nhân sự và những việc cần phải biết khi lựa chọn định hướng nghề nghiệp tương lai để bạn nắm bắt thông tin. Hy vọng với những tư liệu mà chúng tôi cung cấp ở trên sẽ giúp bạn hình dung và định hướng được con đường sự nghiệp của mình trong thời gian tới. Nếu bạn muốn tìm kiếm khoá học Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự uy tín, chất lượng kiến thức thực chiến thì đừng ngần ngại liên hệ ngay với HR Eduplus nhé!