Hồ sơ xin việc – bước đầu tiên đặc biệt quan trọng trong việc tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng để có thể nhận được một công việc với mức lương và môi trường làm việc tốt. Vậy hồ sơ xin việc gồm những gì, cách tạo hồ sơ xin việc chuẩn nhất. Hãy cùng HR Eduplus tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!
1. Hồ sơ xin việc là gì?
Hồ sơ xin việc hay hồ sơ ứng tuyển (còn được gọi bằng các tên phương Tây như résumé, Curriculum Vitae hay CV) là một tập văn bản, tài liệu tóm tắt về bản thân, quá trình được giáo dục, đào tạo và liệt kê các kinh nghiệm làm việc dùng để xin việc làm. Trong đó, phần sơ yếu lý lịch thường được nhà tuyển dụng quan tâm đầu tiên khi nhận hồ sơ của người xin việc vì nó đóng vai trò cung cấp thông tin quan trọng cho người sử dụng lao động.
Hồ sơ xin việc có thể coi là thủ tục bắt buộc cần phải có khi ứng viên đi xin việc. Hồ sơ này chính là công cụ giúp nhà tuyển dụng thuận tiện thu thập thông tin, dễ dàng hơn trong quá trình lựa chọn và sàng lọc.
2. Bộ hồ sơ xin việc đầy đủ gồm những gì?
Hiện nay, hồ sơ xin việc có rất nhiều hình thức khác nhau: hồ sơ online, hồ sơ qua email, hồ sơ trực tiếp…nhưng nhìn chung một bộ hồ sơ chuyên nghiệp và chuẩn nhất bên trong gồm 07 loại giấy tờ sau:
- 01 Sơ yếu lý lịch tự thuật (có dấu kèm chữ ký xác nhận của địa phương nơi đăng ký hộ khẩu)
- 01 Mẫu đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy)
- 01 Bản CV xin việc – bản này ứng viên có thể gửi qua mail cho nhà tuyển dụng trước
- Bản sao các giấy tờ cá nhân CMND/ thẻ CCCD, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu (có công chứng)
- Các loại bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến công việc ứng tuyển (bản sao có công chứng)
- 01 Giấy khám sức khỏe (còn thời hạn trong vòng 6 tháng)
- 04 Ảnh 4×6 (ảnh hồ sơ rõ mặt và không trang điểm)
3. Hướng dẫn cách tạo hồ sơ xin việc ấn tượng
Xây dựng hồ sơ xin việc là một khâu vô cùng quan trọng cần thực hiện một cách chỉn chu để giúp ứng viên có được “cái nhìn đầu tiên gián tiếp” đầy thiện cảm nhất.
Cách viết hồ sơ xin việc chuyên nghiệp ứng viên có thể tham khảo thêm tại các website chuyên về tuyển dụng, ở đó sẽ có những mẫu hồ sơ xin việc đa dạng, phù hợp với từng loại hình công việc từ kinh doanh, marketing, kỹ thuật, quản lý… để bạn tham khảo.
3.1. Sơ yếu lý lịch tự thuật
Sơ yếu lý lịch tự thuật là bản tóm tắt (tự kê khai) những thông tin cá nhân của ứng viên đgiúp nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được các thông tin cơ bản về ứng viên.
Hồ sơ lý lịch tự thuật của một cá nhân thường có mẫu in sẵn, bán kèm theo bộ hồ sơ xin việc, người làm hồ sơ có thể mua tại các cửa hàng, văn phòng phẩm, hiệu sách hoặc cửa hàng photocopy.
Đặc biệt, hầu hết các nhà tuyển dụng hiện nay đều yêu cầu ứng viên phải công chứng/ đóng dấu chứng nhận kèm chữ ký của UBND phường/xã hoặc của Văn phòng công chứng có thẩm quyền đối với sơ yếu lý lịch.
3.2. Đơn xin việc
Đơn xin việc phải thế hiện được mong muốn, ý chí cầu tiến, mục tiêu và lý tưởng cống hiến cũng như năng lực cho công việc bạn tham gia ứng tuyển. Đồng thời cho nhà tuyển dụng thấy mình là một ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp/ đơn vị câng cần tuyển dụng.
Đơn xin việc có thể đánh máy hoặc viết tay. Trường hợp, nếu nét chữ bạn đẹp bạn nên viết thư tay vì đó có thể là điểm cộng của bạn. Vừa thể hiện được tinh thần, tính cần thận, một chút về cá tính và con người. Còn nếu, bạn là ứng viên có nét chữ không quá nổi bật thì nên dùng hình thức đánh máy hoặc tham khảo một số file trên mạng.
3.3. Hồ sơ năng lực (CV)
Hồ sơ năng lực (CV) xin việc được ví như “giấy giới thiệu giao bán bản thân“:
- Tình bày ngắn gọn, sáng tạo tổng quan về quá trình học tập, tích lũy kinh nghiệm, chứng nhận, bằng khen, kết quả công việc, dự án đã quản lý triển khai (câu chữ và số liệu)
- Các công việc của ứng viên đã làm, thể hiện được trình độ, kinh nghiệm, năng lực phù hợp với vị trí ứng tuyển
- Sử dụng các “từ khóa” mà nhà tuyển dụng có thể đang tìm kiếm có liên quan đến công việc, từ ngữ có xu hướng PR hoặc thể hiện sự nhiệt huyết và tích cực
- Hình thức CV ấn tượng: tự thiết kế trên word, powerpoint, các công cụ chỉnh sửa của Adobe hoặc tham khảo website miễn phí hoặc mẫu sẵn có như Top CV, Vietnamwork, …
- CV thường từ một hoặc hai trang A4, chỉ chứa các kinh nghiệm làm việc trực tiếp liên quan đến công việc ứng tuyển.
3.4. Bản sao công chứng CMT/CCCD, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh
Các giấy tờ cá nhân gồm: CMT/CCCD, Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu đều nhằm mục đích xác minh nhân thân. Ứng viên nộp bản sao kèm công chứng của cơ quan có thẩm quyền để kèm trong hồ sơ ứng tuyển theo quy định.
Trong trường hợp được ứng viên trúng tuyển các giấy tờ này sẽ được dùng làm căn cứ để lập hồ sơ người lao động.
3.5. Bản sao công chứng bằng cấp hoặc chứng chỉ liên quan
Trong hồ sơ xin việc cần phải có các bản sao công chứng của bằng cấp, chứng chỉ tương ứng liên quan như: bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ tiếng anh, chứng chỉ tin học,…
Các giấy tờ trên là bắt buộc bổ sung khi làm hồ sơ ứng tuyển để chứng chứng minh những thông tin ứng viên đã kê khai trên là đúng sự thật.
3.6. Giấy khám sức khỏe
Ngoài các giấy tờ liên quan đến thông tin nhân thân, năng lực bản thân thì trong hồ sơ ứng tuyển không thể thiếu giấy khám sức khỏe do cơ quan y tế cấp. Giấy khám sức khỏe có hiệu lực trong vòng 06 tháng, nhằm xác định ứng viên đảm bảo sức khỏe đáp ứng được công việc trong trường hợp được tuyển dụng.
Giấy khám sức khỏe xin việc có 2 loại là giấy A4 và giấy A3 gấp đôi. Đối với mỗi vị trí công việc khác nhau doanh nghiệp/ đơn vị sẽ yêu cầu loại giấy khám sức khỏe khác nhau.
3.7. Ảnh thẻ
Ứng viên chuẩn bị tối thiểu 04 ảnh thẻ chân dung kèm trong bộ hồ sơ. Ngoài ảnh thẻ 4×6 dán ngoài bìa hồ và ảnh dán trên bản sơ yếu lý lịch thì ứng viên cần bổ sung 2 hoặc 3 ảnh thẻ khác (kích cỡ 3×4 hoặc 4×6).
Đối với một số vị trí cần ngoại hình thì ảnh thẻ vô cùng quan trọng, giúp nhà tuyển dụng có thể đánh giá sơ bộ ứng viên phù hợp hay không. Từ ảnh thẻ ứng viên cũng có thể gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng.
4. Cách viết hồ sơ xin việc chuẩn chuyên nghiệp
4.1. Thông tin chuẩn
Một trong những tiêu chí hàng đầu, hồ sơ xin việc phải đáp ứng thông tin đúng – đủ. Không “chém gió”, trình bày sai thông tin về bản thân, gia đình, doanh nghiệp… có thể trước mắt chưa xảy đến những hậu quả nghiêm trọng nhưng trong tương lai là điều không lường được.
Chắc chắn, nếu đã xác định tuyển dụng ứng viên đảm nhận một vị trí nào đó, nhà tuyển dụng sẽ kiểm chứng thông tin ứng viên cung cấp.
4.2. Thu thập thông tin
Nhanh nhạy, tìm hiểu và nắm bắt mô tả công việc của doanh nghiệp. Thu nhập và sàng lọc thông tin trình bày.
Nổi bật thông tin nhà tuyển dụng quan tâm, kinh nghiệm và kỹ năng đặc biệt để nhà tuyển dụng dễ dàng tham chiếu.
4.3. Tạo điểm nhấn
Nhà tuyển dụng thường nhận rất nhiều hồ sơ cùng một lúc khi tuyển chọn một vị trí nào đó. Chính bởi vậy, cần có điểm nhấn để được thu hút được sự chú ý của nhà tuyển dụng.
Tập trung sáng tạo hồ sơ theo phong cách cá nhân, đảm bảo thông tin và trong khuôn khổ nhất định mà không bị lố.
Sử dụng số liệu, thành quả “biết nói” cụ thể, điều này giúp hồ sơ xin việc tăng độ tin cậy. Nếu được, hãy đính kèm ảnh để gia tăng tính minh hoạ giúp nhà tuyển dụng dễ hình dung tỷ lệ trúng tuyển cao hơn.
4.4. Viết đơn giản, logic
Lời văn không cần quá mỹ miều, cầu kỳ hãy thể hiện một cách chân thành và thành thật. Không nên dùng các ký hiệu đặc biệt mang tính trừu tượng. Càng ngắn gọn, súc tích càng tốt. Tránh trình bày lan man, nhàm chán không đúng trọng tâm.
5. Một số kinh nghiệm khi chuẩn bị hồ sơ xin việc
Ngoài “Đơn xin việc” thì các giấy tờ như Hồ sơ năng lực, Sơ yếu lý lịch tự thuật nên được đánh máy (ngoại lệ trường hợp nét chữ của bạn rất đẹp, dễ nhìn).
- Rà soát kỹ, đảm bảo các giấy tờ trong hồ sơ không có lỗi sai chính tả trước khi gửi đi
- Hồ sơ sử dụng ngôn ngữ hành chính chuẩn mực; không sử dụng các từ ngữ địa phương, tính từ miêu tả thái quá
- Ưu tiên thông tin quan trọng, nổi bật lên trước. Cách sắp xếp thành phần hồ sơ theo trật tự hợp lý nhất sẽ như sau: đầu tiên là (1) Đơn xin việc sau đó – (2) Hồ sơ năng lực – (3) Bản photo văn bằng/chứng chỉ/ giấy khen bằng khen liên quan – (4) Sơ yếu lý lịch – (5) Bản photo CMT/CCCD, sổ hộ khẩu – (6) Giấy khám sức khỏe
- Hồ sơ nộp cho nhà tuyển dụng cần sạch sẽ, không bị bẩn loang lổ, không tẩy xóa
- Chuẩn bị thêm một số bộ hồ sơ photo để phòng trường hợp bị mất hoặc nhà tuyển dụng không trả lại sau khi từ chối
- Trước khi nộp hồ sơ, nhớ photocopy một số nội dung như CV hoặc đơn xin việc để chuẩn bị trước buổi phỏng vấn
- Nộp hoặc gửi hồ sơ sớm, đúng địa chỉ và nên theo dõi sát hoạt động Công ty bạn xin vào làm
Hy vọng với những chia sẻ trên của HR Eduplus có thể mang lại cho bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất về hồ sơ xin việc năm 2022.