HCNS Là Gì? Hành Chính Nhân Sự Là Làm Những Công Việc Gì?

Nếu bộ phận kinh doanh được coi là cơ quan đầu não chiến lược thì bộ phận HCNS được coi như hậu phương vững chắc của doanh nghiệp vừa tham gia quản lý, tính toán kê khai lương thưởng vừa sắp xếp, tổ chức các cơ chế liên quan đến yếu tố con người.

Vậy HCNS là gì? Công việc của hành chính nhân sự là gì? Hãy cùng HR Eduplus tìm hiểu một số kiến thức thông qua bài viết dưới đây.

1. HCNS là gì?

Hành chính nhân sự là bộ phận quan trọng hành đầu của một tổ chức doanh nghiệp đảm nhận vai trò duy trì, phát triển và thực hiện song song 2 nhiệm vụ chính bao gồm “nhân sự” và “hành chính”.

HCNS sẽ chịu trách nhiệm về các nhóm công việc liên quan để thủ tục hành chính, liên quan đến lưu trữ văn thư, lưu trữ thông tin cá nhân của nhân sự công ty.

Ngoài ra, công việc của người làm hành chính nhân sự cũng bao gồm các công việc như quản lý, giám sát lên kế hoạch các hoạt động sự kiện như: du lịch teambuilding, tổng kết cuối năm, tổng kết tháng…từ đó hoàn thiện và đánh giá lương thưởng của nhân viên. Đặc biệt, khi doanh nghiệp gặp hạn chế về nguồn nhân lực, bộ phận này sẽ hỗ trợ bộ phận kế toán.

Cơ cấu tổ chức của phòng HCNS:

• Bộ phận tuyển dụng
• Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)
• Bộ phận hành chính 
• Bộ phận đào tạo và phát triển (L&D)

2.Tất tần tật những công việc của HCNS

Quản lý văn kiện, giấy tờ và hồ sơ

Trong phạm vi quyền hạn của mình nhân viên HCNS tiếp quản công văn, đơn thư, giấy tờ đề nghị, các văn bản báo cáo hoặc giải quyết tài liệu sau đó xác nhập lưu giữ vào kho dữ liệu doanh nghiệp.

Tiếp nhận và xử lý các loại giấy tờ thông tin (giấy nghỉ phép, giấy báo ốm, giấy giải trình..) của nhân viên. Theo dõi và thúc đẩy các hoạt động liên quan đến duy trì, phát triển văn hóa doanh nghiệp.

Đánh giá, quản lý các văn bản thuộc cơ chế lương thưởng để từ đó đề xuất những phương án giữ chân, thu hút nhân tài cho doanh nghiệp.

Quản lý hồ sơ lao động, lưu giữ cơ sở dữ liệu

Với vai trò nòng cốt trong bộ máy của doanh nghiệp, nhân viên hành chính nhân sự có nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ cá nhân, hồ sơ ký kết, văn bản thỏa thuận giữa doanh nghiệp và nhân sự, giữa doanh nghiệp và đối tác/khách hàng.

Quản lý và bảo quản tài sản chung của doanh nghiệp

Theo dõi, quản lý, bàn giao và nghiệm thu các thiết bị, máy móc, sản phẩm thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến các bộ phận hoặc cá nhân liên quan.

Thực hiện giám sát, bảo trì, đổi mới, nếu trong trường hợp máy móc thiết bị gặp sự cố hư hỏng cần thay mới, bảo dưỡng bộ phận HCNS sẽ trực tiếp làm đề xuất đưa ra phương án tối ưu nhất.

Kê khai, duyệt đề xuất văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban hàng tháng. 

Xử lý bảng lương

Trong phạm vi, quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, bộ phận hành chính đôi khi sẽ tham gia khiêm một phần hoặc hỗ trợ phòng kế toán trong việc xử lý bảng lương, theo dõi chấm công, lên danh sách lương thưởng hàng tháng và thực hiện chi trả, thanh toán kỳ lương đúng hạn theo quy định của doanh nghiệp.

Hỗ trợ công tác lễ tân

Tương tự với việc hỗ trợ bộ phận kế toán, nhiều khi bộ phận HCNS cũng sẽ hỗ trợ công tác lễ tân khi doanh nghiệp thiếu vị trí này hoặc lễ tân mới trong giai đoạn học việc. Công tác nghiệp vụ của lễ tân bao gồm:

• Tiếp đón khách hàng, Đại lý, NPP, Cửa hàng đến Công ty
• Tiếp nhận một số giao dịch, ký gửi, soạn sửa công tác cung cấp văn phòng phẩm cho các phòng ban
• Tham gia hỗ trợ các khâu chuẩn bị, tiếp đón sự kiện của công ty (nếu có),  sự kiện nội bộ để phát triển văn hóa doanh nghiệp

3. Nhân viên HCNS cần có những kỹ năng gì?

Nhân viên hành chính nhân sự luôn được gọi với cái tên thân thương “mama tổng quản” – và cái tên này cũng nói lên tất cả, người làm HCNS cần trau dồi rất nhiều kỹ năng tổng hợp khác nhau. 

Kỹ năng giao tiếp xử lý linh hoạt 

Nhân viên HCNS thường xuyên phải làm việc, tương tác trực tiếp với yếu tố con người, chính vì vậy, kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất để làm chủ tình huống, đối nhân xử thế hài hoà giữa cấp trên và nhân viên, nhân viên với nhân viên.

Hơn thế, kỹ năng giao tiếp tốt giúp nhân viên HCNS truyền tải hiệu quả thông điệp mà BLĐ công ty đưa ra đến nhân viên một cách chuẩn chỉnh nhất giúp xử lý kịp thời những vướng mắc.

Đa chức năng (đa di năng)

Hầu hết bộ phận HCNS ở các doanh nghiệp hiện nay sẽ luôn phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, công việc khác nhau. Do đó, sẽ cần những nhân viên ở vị trí này có kỹ năng “đa chức năng”, có thể làm được nhiều việc cùng một lúc.

Kỹ năng tổ chức 

Nhân viên HCNS sẽ góp mặt tại rất nhiều khâu trong một doanh nghiệp, bộ phận HCNS sẽ cần hỗ trợ hoặc đứng ra tổ chức các hoạt động, sự kiện truyền thông của công ty,… Vì vậy, kỹ năng tổ chức là một kỹ năng cần thiết “đệm đà” nếu bạn muốn thành công ở vị trí này.

Tin học văn phòng

Kỹ năng tin học văn phòng là yếu tố cơ bản cần có ở một người làm HCNS – một kỹ năng bắt buộc. Bởi, hầu hết các công việc và thao tác thực hiện giám sát, lưu trữ, chấm công…đều thực hiện quản lý trên word, excel, powerpoint và các phần mềm soạn thảo khác.

4. Mức lương và cơ hội việc làm của nghề HCNS

Hành chính nhân sự là một bộ phận mà bất cứ doanh nghiệp ở quy mô nào cũng cần phải có, chính vì vậy thị trường việc làm luôn thiếu nhân lực về vị trí này và còn được coi là nghề có mức lương cao, do đây là công việc đòi hỏi cao các tố chất cũng như sự hội tụ nhiều kỹ năng khác nhau. 

Tạo nên điểm hấp dẫn cho công việc hành chính nhân sự chính là mức độ công việc và mức lương ở vị trí này. Hiện tại, mức lương trung bình ở vị trí này là 7.800.000 đ cho vị trí chuyên viên thông thường. Tuy nhiên, mức lương thực tế sẽ phù thuộc vào từng doanh nghiệp, kinh nghiệm chuyên môn của người ứng tuyển.

Đối với nhân sự là sinh viên mới tốt nghiệp, chưa có kinh nghiệm: 5.500.000 – 7.000.000 VND

Đối với vị trí chuyên viên hành chính nhân sự, đã có kinh nghiệm: 7.000.000 – 10.000.000 VND

Đối với vị trí quản lý cấp trung, trưởng nhóm, nhân sự cao cấp: 10.000.000 –  15.000.000 VND

Đối với vị trí quản lý cấp cao, giám đốc, trưởng phòng: 19.000.000 –28.000.000 VND

5. Học HCNS ở đâu tốt nhất?

Khoá học HCNS tổng hợp từ A – Z của HR Eduplus là sự lựa chọn tốt nhất bạn nên cân nhắc, phù hợp với:

• Nhân sự tay ngang mong muốn xây dựng nền tảng vững chắc hay những bạn muốn chuyển đổi ngành nghề khác sang mảng nhân sự
• Các bạn học viên HR mới vào nghề 1-3 năm mong muốn cải thiện năng lực HR thực chiến
• Các bạn sinh viên sắp tốt nghiệp và có định hướng trở thành HR Manager hoặc HRBP Chuyên Nghiệp

Đến với khóa học hành chính nhân sự của HR Eduplus sẽ giúp các bạn học viên nắm chắc kiến thức, chọn lọc kỹ càng kiến thức cần thiết đối với người làm nhân sự từ đó giúp học viên vạch rõ được lộ trình nghề nghiệp, thăng tiến nhanh chóng trên con đường sự nghiệp.

Để đồng hành và hỗ trợ học viên chinh phục con đường sự nghiệp Nhân sự, HR Eduplus đặc biệt tạo điều kiện để các bạn học viên có thể kiểm nghiệm chất lượng khóa học với 2 buổi học thử hoàn toàn miễn phí và hoàn tiền 100% nếu không hài lòng chất lượng khóa hoc.

Trên đây là một số kiến thức về công việc Hành Chính Nhân Sự mà HR Eduplus tổng hợp, nếu bạn mong muốn tham gia một khóa học HCNS tổng hợp từ A – Z cho người mới bắt đầu, bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY. Chúc bạn sớm thành công với dự định của mình!