Định nghĩa về email xin việc chắc chắn không còn quá xa lạ đối với những bạn ứng viên đang có nhu cầu tìm việc. Hiện nay, viết email xin việc đã và đang là một xu thế tất yếu của thời kỳ chuyển hóa công nghệ số, tìm kiếm cơ hội việc làm online. Tuy nhiên, không phải bất kì ai cũng biết cách viết để có được những email xin việc hoàn hảo, ghi trọn điểm tuyệt đối trước nhà tuyển dụng. Trong bài viết hôm nay, HR Eduplus sẽ giúp bạn lưu lại những chú ý quan trọng, biết cách viết email xin việc tốt nhất!
1. Email xin việc là gì?
Email xin việc được hiểu đơn giản là phần nội dung ứng viên trực tiếp viết lên khung văn bản của email khi gửi đính kèm CV hoặc hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng.
Gửi email chính là bước “mở bài” của cả quá trình xin việc nhằm thu hút nhà tuyển dụng chú ý. Chính vì vậy, viết email xin việc ngắn gọn, rõ ràng và đảm bảo đầy đủ thông tin cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp với những thông tin nổi bật đưa nhà tuyển dụng đi đến quyết định xem xét, cân nhắc lựa chọn vị trí phù hợp.
Tuyệt đối tránh cách viết dài dòng, điều này rất dễ kiến nhà tuyển dụng bỏ qua CV của bạn. Hơn nữa, những thông tin chi tiết về bản thân đã được thể hiện ở CV nên không cần lặp lại thông tin quá nhiều lần.
2. Phân biệt email xin việc và thư xin việc
Trên thực tế, rất nhiều ứng viên bị nhầm lẫn giữa hai khái niệm email xin việc và thư xin việc, đây là định nghĩa hoàn toàn riêng biệt.
Như các bạn đã được tìm hiểu về email xin việc là gì ở phía trên. Email xin việc là nội dung được viết trong email, giới thiệu qua về bản thân và vị trí ứng tuyển còn thư xin việc là một file đính kèm được gửi cùng CV xin việc gửi đến nhà tuyển dụng.
Một lá thư xin việc chắc chắn là một điểm cộng rất lớn về sự chỉn chu gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và cũng chính là một lời đề nghị đầy thuyết phục mở ra cơ hội cho một buổi phỏng vấn tốt đẹp.
3. Bí quyết để viết email xin việc chuẩn và ấn tượng nhất
3.1. Tên email
Tên email được đánh giá giống như “cái nhìn đầu tiên” của nhà tuyển dụng dành cho ứng viên, có tạo được thiện cảm đối với nhà tuyển dụng hay không là nhờ vào khâu này. Ứng viên nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc ngay từ đầu của email trong cách viết tên email xin việc.
Việc đặt tên email không phải là một việc quá phức tạp, bạn chỉ cần dùng tên email thể hiện được họ tên của bạn hoặc nếu có thể thì phần mở rộng bằng những điều bạn tự hào nhất, muốn người khác biết về bản thân nhất (chuyên môn, trường học, thế mạnh của bản thân).
Ví dụ
Nếu bạn đang sở hữu những email có dạng đáng yêu, cute như: linhxinhgai@gmail.com, yeubome.linh@gmail.com, halinhcute@gmail.com… thì bạn hãy bỏ ra 5 – 7 phút để lập một chiếc email chuyên nghiệp, ấn tượng hơn nhé! Nhà tuyển dụng sẽ thực sự thoải mái khi nhận những email đơn giản, chuyên nghiệp.
3.2. Tiêu đề email xin việc
Trong phần viết tiêu đề cho email xin việc gửi nhà tuyển dụng bạn thường gặp hai trường hợp:
Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc
Với trường hợp này thông thường ở cuối thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc thông qua địa chỉ “XXX@gmail.com” với tiêu đề rõ ràng:
“Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”
Với yêu cầu trên, bạn chỉ cần sao chép y nguyên công thức và thao tác thay thế chuẩn xác là ổn. Bạn nên làm đúng theo hướng dẫn của bên tuyển dụng vì thường thì không phải tự nhiên mà họ yêu cầu như vậy. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng lọc email dễ dàng và tiện cho công tác tuyển dụng của họ hơn. Vì vậy, bạn cứ làm theo nhé!
Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu cụ thể khi gửi email xin việc
Với trường hợp này, tiêu đề email xin việc của bạn nên đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, có chứa tên và vị trí ứng tuyển, đừng viết quá dài dòng hay đan xen cảm xúc của bạn vào nhé!
Ví dụ:
Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển
Hà Hani Linh – Ứng tuyển vị trí Content Marketing – VNP Group – 12/08/2019
3.3. Nội dung nên viết trong email xin việc
Nội dung email xin việc nên viết ngắn gọn, súc tích, trình bày đúng trọng tâm logic, kỹ năng, mong muốn ứng tuyển ở một vị trí nào đó. Đặc biệt không nên kể lể dài dòng, thể hiện bản thân thái quá rất dễ khiến nhà tuyển dụng mất cảm tình và đánh giá không tốt.
Để nội dung email đạt hiệu quả tạo ra cơ hội trực tiếp cho bản thân, nội dung trong email nên giới thiệu được bạn là ai? Phù hợp với vị trí nào? Mục tiêu và cách để bản thân đảm nhận tốt được vị trí đó.
Và nhớ đừng quên kết thúc email bằng lời cảm ơn chân thành vì nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem email ứng tuyển của bạn. Đồng thời, hãy nói cho nhà tuyển dụng biết là bạn cũng rất mong chờ phản hồi từ họ.
3.4. Chữ ký email
Chữ ký email là một trong những minh chứng, chứng minh cho sự chuyên nghiệp của bạn mà nhà tuyển dụng thường đánh giá rất cao bạn chắc chắn không nên bỏ qua bước này. Nếu bạn chưa có chữ ký email, hãy bổ sung nó ngay nhé!
Chữ ký email thông thường, bao gồm:
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Một số thông tin như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …
- Nghề nghiệp (nếu có)
Hr Eduplus hướng dẫn bạn tạo chữ ký trong email nhanh chóng:
- Bước 1: Vào Setting (cài đặt)
- Bước 2: Trong tab General (chung) → Chữ ký
- Bước 3: Trong khung chữ kỹ hiện ra, hãy sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save)
Như vậy, là chỉ bằng 3 bước đơn giản là bạn đã có một bộ chữ ký email chuyên nghiệp chinh phục mọi nhà tuyển dụng.
3.5. Giấy tờ đính kèm email xin việc
Một mẫu hồ sơ xin việc qua email sẽ thường bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ đi kèm khác. Ngoài việc bạn viết một email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, bạn còn cần đính kèm các tài liệu nêu trên để có thể chứng minh năng lực của mình và giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về bạn.
Tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng về vị trí công việc mà bạn sẽ chuyển bị và đính kèm các tài liệu cho phù hợp. Trong cách viết email xin việc phần lớn ngày nay CV được cho là tài liệu đính kèm phổ biến nhất.
4. Những lưu ý quan trọng nhất định phải chú ý khi viết email xin việc
4.1. Phần tên hiển thị
Tên hiển thị email là điều quan trọng cần lưu ý khi viết email xin việc, tuy nhiên đây cũng là một trong những điều mà các bạn phần lớn rất ít để ý tới.
Thường có 2 lỗi chính liên quan tới tên hiển thị email khi viết email xin việc đó là:Không phải tên thật và không được viết hoa. Tuy chúng đều không phải là những lỗi quá lớn, nhưng chúng hoàn toàn có khả năng làm bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng đấy.
4.2. Lời chào
Lời chào đầu email, bạn không nên chào nửa tiếng việt, tiếng anh như: dear chị, dear anh, good morning… Hãy chào hỏi một cách trân trọng:
“Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty…” hoặc “Kính gửi Bộ phận Nhân sự Công ty…”.
4.3. Định dạng file
Những file đính kèm cần thiết trong email là CV xin việc, đơn xin việc… Ngoài ra, bạn nên tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng để chuẩn bị tài liệu đầy đủ. Hãy chú ý định dạng file PDF tránh việc để file ở dạng Word khi truyền tải qua PC khác có thể dẫn đến tình trạng lỗi font chữ khiến bạn mất điểm trong mắt các nhà tuyển dụng.
Ngoài ra, hãy lưu ý thêm một số vấn đề sau trong cách cách gửi email xin việc để bạn luôn là ứng viên cẩn thận, chỉnh chu nhất trong mắt nhà tuyển dụng:
- Gắn dấu thư quan trọng để thư của bạn không bị gửi vào mục Spam
- Tránh lời chào quá thân mệt như: Hey, Hi, Chào anh bạn…
- Hạn chế dùng dấu chấm than, thán từ
- Hạn chế viết in hoa trong phần nội dung email
- Ngôn ngữ, văn hoá vùng miền
- Ghi lại địa chỉ, cách thức liên hệ ở phần cuối thư
- Giữa các ý, các đoạn nên cách nhau một dòng
- Trình bày thư khoa học, thận trọng với tất cả các lỗi chính tả, thông tin nhà tuyển dụng
- Không trình bày nội dung trình lặp, kiểm tra lại email trước khi gửi
- Nhớ phải đính kèm CV, hồ sơ xin việc
5. Khám phá những mẫu email đúng chuẩn
Để thành công ứng viên không chỉ cần trình độ chuyên môn và kỹ năng mà còn cần cách tiếp cận chiến lược. Một trong những chiến lược đó là chọn thời gian tốt nhất để gửi email hồ sơ, CV xin việc.
Ngày tốt nhất trong tuần có thể gửi CV của bạn là từ thứ 3 đến thứ 5. Bởi những ngày này, nhà tuyển dụng đã xử lý xong email tồn từ cuối tuần và chưa cần tập trung làm báo cáo gửi vào cuối tuần.
- Thứ hai: Nhà tuyển dụng phải đọc, kiểm tra và trả lời rất nhiều email quan trọng nên họ sẽ bỏ qua email của bạn.
- Thứ sáu hoặc cuối tuần: Thời điểm này bạn cũng không nên gửi email vì nhà tuyển dụng rất bận rộn để làm báo cáo.
- Các ngày từ thứ ba đến thứ 5: Thời điểm giữa tuần nhà tuyển dụng có nhiều thời gian để đọc và phản hồi email.
Theo nghiên cứu của các chuyên gia, thời gian tốt nhất để gửi email CV trong ngày là sáng sớm hoặc sau 21 giờ tối. Thời gian này sẽ đảm bảo rằng CV của bạn được nhà tuyển dụng nhìn thấy khi họ kiểm tra email lần đầu trong ngày.
5.1. Email xin ứng tuyển vị trí Content Marketing
Nguyễn Thị Huệ _Ứng tuyển Content Marketing
Anh Sơn – Bộ phận HR công ty Thời trang Quốc tế…thân mến!
Thông qua post quảng cáo FB của trang tuyển dụng…em được biết công ty đang tuyển vị trí Content Marketing. Sau khi đọc qua JD, cảm thấy phù hợp đôi bên nên em viết mail ứng tuyển vào vị trí này.
Em giới thiệu sơ qua một chút, em tên là Kim Huệ, sinh năm 1996, hiện đang là Freelance content và design đơn giản. Về cơ bản, em có khả năng viết các dạng bài content, thiết kế ảnh cũng như sản xuất một vài animation nhỏ. Em từng có một thời gian ngắn chạy Ads FB (cụ thể là mảng thời trang nam giá bình dân) có cơ hội tiếp xúc và hình thành mindset marketing, thể hiện rõ nhất ở tiêu chí viết content lấy khách hàng là trung tâm.
Ở công ty gần nhất, em đảm nhận vị trí Content Marketing. Trong thời gian làm việc ở đây, em đã lập kế hoạch content theo tuần/tháng và đảm bảo đúng deadline. Nếu gặp bất kỳ vấn đề nào, nguyên tắc của em là sẽ thông báo trước deadline để được hỗ trợ kịp thời. Bên cạnh đó, em mạnh làm việc độc lập hơn teamwork, đây vừa là nhược điểm vừa là ưu điểm, em hy vọng dung hoà được điểm này khi làm việc ở công ty sau một thời gian làm freelancer độc lập.
Em có nhiều điểm mạnh song cũng tồn tại nhiều thiếu sót. Một chiếc bình rỗng sẽ đổ được nhiều nước tốt hơn, em tin là sự nỗ lực nào cũng đem lại quả ngọt. Em có năng lực tự học hỏi, trau dồi mạnh. Nếu có cơ hội trở thành thành viên của công ty, em mong muốn trong quá trình làm việc, tạo ra giá trị cho công ty thì chính bản thân em cũng được trau dồi và phát triển.
Vì thế em gửi CV và Profile của mình (kèm animation gần đây em làm trên cava) rất mong nhận được phản hồi từ anh Sơn cũng như Công ty
Chúc anh Sơn một ngày tốt lành. Thân ái mong tin!
Kim Huệ – SDT…
5.2. Email xin ứng tuyển vị trí Nhân viên Marketing
Tiêu đề: Hà Hani Linh – Nhân viên Marketing – Samsung
Dear Ms. Lan,
Em xin tự giới thiệu em là Hà Linh. Gần đây, em đã đọc được tin tuyển dụng Nhân viên Marketing của…..trên trang….
Mặc dù mới ra trường, nhưng sau khi đọc bản mô tả công việc và các yêu cầu liên quan, em tin rằng mình phù hợp và có thể mang lại nhiều giá trị cho công ty. Là một sinh viên tốt nghiệp ngành Marketing tại Đại học Kinh tế Quốc dân, em có nền tảng vững chắc về truyền thông – quảng cáo.
Bên cạnh kiến thức chuyên ngành, em cũng đã có kinh nghiệm thực chiến nhờ việc làm Thực tập sinh tại CleverAds trong hơn 10 tháng. Tại đây, em được tham gia vào nhiều chiến dịch với vai trò Content (viết nội dung Blog, Social Media, kịch bản seeding), chạy Facebook Ads,…
Em tin rằng với kiến thức và kỹ năng trên, em hoàn toàn có thể đáp ứng được yêu cầu mà công ty đang tìm kiếm ở một người nhân viên Marketing. Cảm ơn chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ xin việc của em. Em rất mong nhận được một lịch hẹn phỏng vấn thông qua số máy cá nhân: 0975 xxx xxx trong một ngày gần nhất để em có cơ hội được trực tiếp đến công ty và trình bày rõ hơn về bản thân cũng như khả năng đáp ứng công việc của mình. Em xin cảm ơn và mong sớm nhận được phản hồi. Trân trọng,
Hà Hani Linh (Ms)
Email: thuyan.content@gmail.com
Mobile: (+84) 975 xxx xxx
5.3. Email xin việc kỹ sư
Họ và tên – Vị trí ứng tuyển
Kính gửi Mr/Mrs [tên người nhận] – Trưởng phòng nhân sự Công ty [tên công ty]
Tôi tên là […], tốt nghiệp loại [xuất sắc/giỏi/khá/trung bình] trường […].
Thông qua …., tôi được biết Quý công ty đang có nhu cầu cần tuyển vị trí […]. Với kinh nghiệm hiện có, tôi tự tin có thể đảm nhiệm tốt vai trò này. Thực tế tôi đã có … năm làm việc trong lĩnh vực … Ngoài ra tôi còn có kinh nghiệm về mảng … trong thời gian làm việc tại công ty cũ.
Vì vậy, tôi cho rằng mình sẽ là một trong những ứng viên tiềm năng mà công ty đang tìm kiếm. Đính kèm theo email này là toàn bộ hồ sơ xin việc của tôi.
Cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian để xem xét hồ sơ ứng tuyển của tôi. Tôi rất mong nhận được sự hồi âm từ phía công ty để có cơ hội được làm việc tại Quý công ty.
Trân trọng,
[Tên ứng viên]
Viết email xin việc chuyên nghiệp chính xu hướng tất yếu của xã hội khi ứng tuyển bất kể vị trí công việc nào trong thời buổi công nghệ và còn là một trong những yếu tố cốt lõi giúp bạn gây “thương nhớ” cho nhà tuyển dụng ngay từ lần đầu tiên. HR Eduplus hy vọng rằng bài viết này đã ít nhiều cung cấp cho bạn thêm những kiến thức bổ ích liên quan tới cách viết email xin việc, giúp bạn phần nào tháo gỡ được trở ngại nhỏ trên chặng hành trình chinh phục công việc mơ ước.
[…] Xem thêm: Cách Viết Email Xin Việc Ấn Tượng – Lưu Ý Quan Trọng […]