Nhân viên hành chính nhân sự được ví như ‘trái tim’ của một cơ quan, doanh nghiệp, vai trò của nhân viên hành chính nhân sự không chỉ đơn thuần là phụ trách quản lý các hoạt động nhân sự, mà còn là chìa khóa quan trọng để thúc đẩy sự phát triển toàn diện và vươn tới thành công vượt bậc.
Bằng việc tự hoàn thiện và phát triển những kỹ năng cốt lõi, nhân viên hành chính nhân sự không chỉ thành công trong vai trò của mình, mà còn góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của tổ chức, tạo ra một môi trường làm việc đáng mơ ước và là động lực cho sự thành công toàn diện của toàn thể. Vậy nhiệm vụ và kỹ năng cần có của nhân viên hành chính nhân sự là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết dưới đây.
1. Nhân viên hành chính nhân sự là ai?
Nhân viên hành chính nhân sự là một vị trí công việc trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính và quản lý nhân sự. Vai trò của nhân viên hành chính nhân sự quan trọng trong việc duy trì sự hoạt động suôn sẻ của tổ chức và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến nhân sự. Họ đóng vai trò cầu nối giữa nhân viên và bộ phận quản lý, giúp tạo ra một môi trường làm việc tốt và đáp ứng các nhu cầu nhân viên trong công ty.
2. Nhiệm vụ của nhân viên hành chính nhân sự là gì?
2.1. Nhóm công việc liên quan đến hành chính
- Quản lý và tổ chức văn bản và hồ sơ một cách khoa học.
- Lưu trữ và bảo quản các bản cứng và bản mềm của tài liệu quan trọng.
- Cập nhật và quản lý dữ liệu trong hệ thống máy tính, bao gồm các thông tin liên quan đến thư từ, hợp đồng lao động, và tài liệu khác.
- Tạo biểu mẫu và mẫu văn bản để tăng cường hiệu quả quản lý thông tin.
- Tiếp nhận và xử lý thông tin nội bộ, bao gồm đơn xin nghỉ phép và thư giải trình.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình về văn hóa công ty.
- Quản lý các văn bản liên quan đến lương và thưởng của nhân viên.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp quản lý.
Nhân viên Hành chính Nhân sự đảm bảo rằng hồ sơ và giấy tờ được quản lý chính xác và có sự sắp xếp hợp lý. Công việc này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thông tin hóa, tăng cường sự hiệu quả và hỗ trợ quy trình làm việc của tổ chức.
Thực hiện lưu trữ văn bản, hồ sơ
Nhân viên hành chính nhân sự cần đảm bảo lưu trữ thông tin ở dạng bản cứng và bản mềm. Các hồ sơ quan trọng như hồ sơ lao động ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động nên được lưu giữ dưới dạng bản cứng để có bằng chứng vật lý và pháp lý. Đồng thời, lưu trữ thông tin và hồ sơ trong dạng bản mềm cũng rất quan trọng để truy cập và chia sẻ dễ dàng. Đảm bảo tổ chức tệp tin, sao lưu định kỳ và bảo vệ dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin. Xây dựng hệ thống quản lý lưu trữ có tổ chức giúp tìm kiếm và quản lý thông tin hiệu quả.
Theo dõi và xử lý bảng lương
Đối với các bộ máy vận hành nhỏ và vừa,nhân viên hành chính văn phòng thường đảm nhận toàn bộ quá trình quản lý bảng lương. Trong khi đó, trong các doanh nghiệp lớn hơn, bộ phận này có thể hỗ trợ phòng kế toán trong việc xử lý bảng lương. Công việc đi kèm bao gồm kiểm tra bảng chấm công, lập danh sách lương/thưởng hàng tháng và đảm bảo thanh toán lương đúng kỳ hạn. Quản lý bảng lương đòi hỏi sự chính xác và đảm bảo tính công bằng trong việc trả lương cho nhân viên, góp phần quan trọng vào sự hài lòng và động viên của nhân viên trong tổ chức.
Công tác lễ tân
Người làm hành chính nhân sự sẽ hỗ trợ công ty ở mảng công tác lễ tân. Chi tiết hơn, các công việc họ phải đảm nhiệm bao gồm:
- Đón tiếp khách hàng, đối tác đến công ty.
- Tiếp nhận thông tin hoặc giao dịch thông qua điện thoại hoặc trực tiếp.
- Phối hợp hỗ trợ xây dựng các sự kiện nội bộ nhằm gắn kết mối quan hệ của các nhân viên và phát triển văn hóa doanh nghiệp.
Quản lý tài sản, thiết bị của doanh nghiệp
- Thực hiện công tác theo dõi quá trình bàn giao thiết bị, máy móc thuộc sở hữu của doanh nghiệp đến các bộ phận liên quan.
- Tiếp nhận các ý kiến về việc nâng cấp, cải thiện thiết bị từ các phòng ban.
- Bảo trì thiết bị theo lịch định kỳ. Đề xuất đổi mới máy móc cần thiết trong trường hợp máy bị hư hỏng.
- Kê khai thông tin và chi phí các thiết bị văn phòng phẩm hàng tháng theo yêu cầu từng phòng ban.
2.2. Nhóm công việc liên quan đến nhân sự
– Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
– Làm việc, liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ đăng tin tuyển dụng để tuyển dụng nhân viên cho công ty.
– Quản lý hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo quy định của công ty.
– Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc của mỗi nhân viên, từng phòng ban để đảm bảo nắm bắt tình hình chung của nhân sự trong công ty.
– Thực hiện chế độ BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên của công ty.
– Theo dõi và cập nhật quản lý hồ sơ, danh sách nhân viên của công ty.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác dưới sự chỉ đạo của trưởng ban nhân sự.
– Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng của toàn thể nhân viên.
3. Top 5 kỹ năng không thể thiếu của nhân viên hành chính nhân sự
3.1. Kỹ năng chuyên môn
Kỹ năng chuyên môn đối với người làm việc trong ngành quản trị nhân lực là: Kỹ năng quản trị, hoạch định chính sách nhân sự, dự báo nhu cần nhân sự, xây dựng hệ thống thông tin nội bộ,… cùng nhiều kỹ năng mềm khác. Đó là một số kỹ năng mà bạn cần nắm vững và phát triển nếu muốn theo đuổi lâu dài ngành nghề này.
3.2. Kỹ năng quản lý nhân sự
Với các công ty lớn thì số lượng nhân viên thường rất đông, lên đến hàng trăm và có khi là hàng người. Vì vậy, người học và người làm cần lập nên các chiến lược quản trị nhân sự, lên kế hoạch phân bổ, đưa ra định hướng và phát triển nhân lực. Bên cạnh đó, cũng phải biết tổ chức các chương trình sáng tạo nhằm khuyến khích nhân viên làm việc năng suất hơn.
3.3. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong quá trình làm việc, chắc chắn sẽ xảy ra nhiều xung đột giữa nhân viên với nhân viên, hoặc giữa nhân viên mới sếp liên quan đến lương thưởng và nhiều vấn đề khác. Vì vậy, người học và người làm nghề quản trị nhân lực phải có kỹ năng giải quyết vấn đề một cách phù hợp, đưa ra được biện pháp vẹn toàn để làm vui lòng tất cả các bên.
3.4. Kỹ năng giao tiếp
Với nghề nhân sự, bạn sẽ phải làm việc và tiếp xúc với nhiều người, từ ứng viên mới đến nhân viên cũ. Vì vậy, cần có khả năng giao tiếp tốt, nhạy bén trong cách ứng xử. Điều này giúp tạo được mối quan hệ tốt với mọi người, từ đó dễ dàng đưa ra những ý kiến và lời khuyên thích hợp, nhất là với các nhân viên mới.
3.5. Đọc vị người đối diện
Ngoài lời nói thì hành vi cũng thể hiện tính cách của một người, đó là ngôn ngữ cơ thể. Người làm nghề quản trị nhân sự phải khám phá ra được những đặc điểm đó để đánh giá toàn diện các ứng viên cũng như nhân viên trong công ty. Điều này giúp còn giúp bạn hiểu được những người làm việc chung với mình để biết cách ứng xử cho phù hợp.
4. Cơ cấu phòng hành chính nhân sự chuyên nghiệp
Cơ cấu phòng hành chính nhân sự có thể khác nhau tùy theo tổ chức và quy mô của công ty. Tuy nhiên, dưới đây là một cơ cấu phổ biến cho phòng hành chính nhân sự:
Trưởng phòng nhân sự (HR Manager): Người đứng đầu phòng hành chính nhân sự và chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động nhân sự trong công ty.
Chuyên viên tuyển dụng (Recruitment Specialist): Chịu trách nhiệm tuyển dụng và lựa chọn nhân viên mới cho công ty. Công việc của họ bao gồm đăng tuyển việc làm, sàng lọc hồ sơ ứng viên, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp.
Chuyên viên đào tạo và phát triển (Training and Development Specialist): Đảm bảo nhân viên được đào tạo và phát triển để nâng cao năng lực làm việc. Họ có thể tổ chức các khóa đào tạo, buổi hướng dẫn và xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân cho nhân viên.
Chuyên viên quản lý hiệu suất (Performance Management Specialist): Theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Họ thiết lập các tiêu chí đánh giá, tiến hành cuộc trò chuyện đánh giá hiệu suất và đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu suất.
Chuyên viên quản lý lương và phúc lợi (Compensation and Benefits Specialist): Xử lý các vấn đề liên quan đến lương, bảo hiểm và các chế độ phúc lợi cho nhân viên. Họ đảm bảo việc trả lương và các chế độ phúc lợi tuân thủ quy định pháp luật và chính sách công ty.
Chuyên viên quản lý nhân sự (HR Administrator): Hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của phòng nhân sự, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, xử lý các yêu cầu nhân viên và cung cấp thông tin liên quan đến chính sách và quy trình nhân sự.
Ngoài ra, phòng hành chính nhân sự còn có thể có các vị trí khác như Chuyên viên phúc lợi (Welfare Specialist), Chuyên viên quan hệ lao động (Employee Relations Specialist), Chuyên viên bồi dưỡng nhân viên (Employee Training Specialist), Chuyên viên HRIS (Human Resources Information
5. Cơ hội nghề nghiệp đối với vị trí nhân viên hành chính nhân sự
5.1. Mức lương cơ bản
Mức lương trong lĩnh vực hành chính nhân sự có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm quy mô công ty, vị trí chính xác, địa điểm và kỹ năng cá nhân. Dưới đây là một phân tích tổng quan về mức lương trong lĩnh vực nhân viên hành chính nhân sự:
Nhân viên hành chính nhân sự mới vào nghề có thể nhận được mức lương từ khoảng 6 triệu đến 10 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào các yếu tố trên và chính sách của công ty.
Với kinh nghiệm và năng lực phát triển, nhân viên hành chính nhân sự có thể tiến thêm bậc và nhận được mức lương cao hơn. Các chuyên viên và quản lý cấp cao hơn thường có mức lương từ 10 triệu đến 20 triệu đồng/tháng trở lên.
Vị trí trưởng phòng hành chính nhân sự, những người có trách nhiệm quản lý toàn bộ phòng nhân sự, thường có mức lương cao hơn. Mức lương trưởng phòng hành chính nhân sự có thể dao động từ 15 triệu đến 25 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề của công ty.
5.2. Lộ trình thăng tiến
Thăng tiến theo chiều dọc: Đây là con đường thăng tiến phổ biến và được nhiều người ứng dụng. Nó bao gồm việc tiến lên từ cấp bậc công việc thấp hơn đến cấp bậc cao hơn trong cùng một lĩnh vực hoặc bộ phận nhân sự. Ví dụ, từ vị trí nhân viên, bạn có thể thăng chức lên trở thành chuyên viên, sau đó trưởng phòng, giám đốc hành chính nhân sự và các vị trí quản lý cao hơn. Thăng tiến theo chiều dọc thường đi kèm với tăng lương, tăng trách nhiệm và quyền hạn.
Thăng tiến theo ngành: Đây là hình thức thăng tiến mà trách nhiệm và quyền hạn của bạn được mở rộng trong cùng một cấp bậc công việc. Thay vì tiến lên vị trí quản lý cao hơn, bạn có thể được giao trách nhiệm mới hoặc chuyển đổi sang một lĩnh vực khác trong phòng nhân sự. Ví dụ, nếu bạn là trưởng phòng tuyển dụng, công ty có thể đề cử bạn giữ vị trí trưởng phòng đào tạo nguồn nhân lực. Trong trường hợp này, bạn sẽ tiếp tục ở cùng một cấp bậc công việc nhưng được mở rộng trách nhiệm và quyền hạn trong lĩnh vực mới.
Để phân tích chi tiết hơn về lộ trình thăng tiến của bạn, bạn nên xem xét các yếu tố sau:
- Nắm vững các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho mỗi vị trí thăng tiến.
- Đặt mục tiêu rõ ràng và phát triển kế hoạch nghề nghiệp.
- Tìm hiểu về yêu cầu và tiêu chuẩn cho các vị trí thăng tiến.
- Xây dựng mạng lưới liên kết trong ngành và tìm kiếm cơ hội thăng tiến.
- Tìm kiếm các khóa đào tạo thực tế
- và chứng chỉ liên quan đến lĩnh vực nhân sự để nâng cao kỹ năng và năng lực của bạn.
- Đảm bảo tham gia vào các dự án và hoạt động đa dạng trong công ty để tích luỹ kinh nghiệm và trình độ làm việc.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với các đồng nghiệp và cấp trên trong công ty, bởi vì họ có thể cung cấp hỗ trợ và gợi ý cho việc thăng tiến.
- Theo dõi các xu hướng mới trong lĩnh vực nhân sự và áp dụng những kiến thức mới vào công việc của bạn.
- Tự đánh giá bản thân và tìm hiểu điểm mạnh và điểm yếu của mình để có thể phát triển và cải thiện.
- Tìm kiếm cơ hội tham gia vào các dự án đặc biệt hoặc nhiệm vụ quan trọng trong công ty để khẳng định năng lực của bạn.
Quan trọng nhất, hãy luôn đặt mục tiêu và kiên nhẫn trong quá trình phát triển sự nghiệp của bạn. Không chỉ tập trung vào việc thăng tiến theo cấp bậc, hãy tìm cách trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự và có ảnh hưởng tích cực đến sự phát triển của công ty.