Sàng lọc hồ sơ ứng viên là một khâu quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự, tuy nhiên, việc lựa chọn được các phương pháp và tiêu chí sàng lọc phù hợp vẫn là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp. Sự đa dạng về kinh nghiệm, kỹ năng và bằng cấp của ứng viên cũng như số lượng hồ sơ đăng ký đề đặt ra một thách thức về tính chính xác và hiệu quả trong quá trình sàng lọc.
Bài viết hôm nay, HR Eduplus sẽ bật mí cho bạn một số bí quyết để có thể lựa chọn được các phương pháp và tiêu chí giúp sàng lọc ứng viên đúng tiêu chuẩn nhanh chóng giúp bạn tối ưu hóa quá trình tuyển dụng và đưa ra quyết định chính xác. Hãy cùng HR Eduplus khám phá ngay nhé!
Sàng lọc ứng viên là gì?
Sàng lọc ứng viên là một bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự, là kỹ thuật sử dụng cách thức sắp xếp, lựa chọn, vận dụng phương pháp sàng lọc hiện đại để tìm được ứng viên tiềm năng, chất lượng ổn định và nâng cao mà vẫn tối ưu được thời gian, chi phí, nhân lực của doanh nghiệp.
Là một nhà tuyển dụng, bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của việc sàng lọc ứng viên, “chắt lọc” hồ sơ như thế nào?
- Giảm thiểu số lượng ứng viên không phù hợp: Việc sàng lọc giúp loại bỏ những ứng viên không đáp ứng yêu cầu hoặc không phù hợp với vị trí tuyển dụng, giúp tập trung vào các ứng viên tiềm năng hơn.
- Tiết kiệm thời gian: Sàng lọc giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ ứng viên, giảm thiểu thời gian phỏng vấn những ứng viên không đủ tiêu chuẩn.
- Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng: Sàng lọc giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, giảm thiểu thời gian, chi phí và nhân lực phù hợp với mục tiêu tuyển dụng của doanh nghiệp.
- Tăng cơ hội tìm kiếm nhân tài: Việc sàng lọc giúp doanh nghiệp tìm kiếm nhân tài phù hợp với nhu cầu công việc, giúp nâng cao hiệu quả làm việc.
- Xác định được ứng viên tiềm năng: Sàng lọc giúp nhà tuyển dụng xác định được những ứng viên tiềm năng và tài năng nhất để đưa vào quá trình phỏng vấn.
- Giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng nhân sự: Việc sàng lọc ứng viên giúp đảm bảo chất lượng nhân sự, giảm thiểu rủi ro nhận nhân viên không phù hợp.
- Tăng khả năng giữ chân nhân viên: Sàng lọc giúp tìm ra những ứng viên phù hợp với công việc và môi trường làm việc, giúp tăng khả năng giữ chân nhân viên.
- Nâng cao uy tín của doanh nghiệp: Việc sàng lọc ứng viên giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp vì tạo ra sự chuyên nghiệp trong quy trình tuyển dụng và đảm bảo chất lượng nhân sự.
Tiêu chí sàng lọc ứng viên
Mỗi vị trí tuyển dụng sẽ được lên các tiêu chí đánh giá khác nhau. Tuy nhiên, tiêu chí được đưa ra sẽ luôn phải đảm bảo bám sát vào yêu cầu công việc cho vị trí mà ứng viên được tuyển dụng. Vì vậy, trước khi bắt đầu đánh giá hồ sơ nhân sự, bộ phận tuyển dụng hãy lập danh sách và ghi lại các tiêu chí cần thiết. Dưới đây là một số tiêu chí sàng lọc ứng viên căn bản mà bạn có thể tham khảo.
- Tiêu chuẩn bằng cấp: Yêu cầu bằng cấp phù hợp với vị trí ứng tuyển và yêu cầu của công ty.
- Kinh nghiệm làm việc: Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan, độ dài thời gian làm việc trong các vị trí tương tự.
- Kỹ năng: Kỹ năng cần thiết cho vị trí ứng tuyển như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng giải quyết vấn đề.
- Kiến thức chuyên môn: Kiến thức chuyên môn, kiến thức về sản phẩm và dịch vụ của công ty.
- Ngôn ngữ: Yêu cầu ứng viên có khả năng sử dụng các ngôn ngữ cần thiết cho công việc như tiếng Anh.
- Vị trí địa lý: Vị trí ứng tuyển có nằm trong khu vực hoặc có thể đi lại dễ dàng đến nơi làm việc hay không.
- Độ tuổi: Yêu cầu độ tuổi phù hợp cho công việc và yêu cầu của công ty.
- Mục tiêu nghề nghiệp: Kiểm tra xem ứng viên có đang tìm kiếm một công việc lâu dài hay chỉ làm tạm thời.
- Thái độ và đạo đức: Đánh giá thái độ và đạo đức làm việc của ứng viên.
- Thành tích: Đánh giá các thành tích đã đạt được trong quá khứ, như các dự án hoặc giải thưởng.
Danh sách câu hỏi giúp sàng lọc ứng viên
- Bạn có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này không?
- Bạn đã từng làm những dự án nào liên quan đến công việc này chưa?
- Bạn có khả năng làm việc độc lập hay làm việc theo nhóm tốt hơn?
- Bạn có kinh nghiệm làm việc với khách hàng hay đối tác nước ngoài chưa?
- Bạn đã từng giải quyết vấn đề khó khăn trong công việc như thế nào?
- Bạn có khả năng làm việc dưới áp lực cao không?
- Thế mạnh liên quan đến công việc của bạn là gì?
- Bạn có khả năng làm việc linh hoạt và thích ứng với các tình huống mới không?
- Bạn có kỹ năng giao tiếp tốt không?
- Bạn có kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc tốt không?
- Bạn có khả năng sáng tạo, tư duy đột phá trong công việc không?
- Mức lương mong muốn của bạn là bao nhiêu?
- Điều gì khiến bạn lựa chọn công ty chúng tôi thay vì những công ty khác?
Các câu hỏi trên là những câu hỏi căn bản nhất, tuy nhiên tùy vào vị trí tuyển dụng và yêu cầu công việc, bộ phận tuyển dụng cần phải thêm hoặc bớt câu hỏi để đảm bảo sàng lọc ứng viên được hiệu quả và đúng đắn.
Kỹ thuật sàng lọc ứng viên chuẩn xác
Sàng lọc bản mô tả công việc tối ưu
Khi ứng viên quan tâm đến một vị trí tuyển dụng nào đó, đầu tiên họ sẽ muốn xin JD (job description) – bản mô tả công việc. Vì vậy, một bản mô tả công việc ngắn gọn, rõ ràng và đủ thông tin sẽ giúp chính bản thân ứng viên đánh giá khả năng phù hợp của họ với vị trí đang được tuyển dụng. Từ đó các HR đã có thể sàng lọc được một lượng ứng viên lớn.
Sàng lọc dựa trên yêu cầu tuyển dụng
Bước đầu tiên trong quá trình này là lựa chọn các thông tin quan trọng về kinh nghiệm, trình độ và kỹ năng cần thiết cho vị trí. Các tiêu chí này có thể bao gồm kinh nghiệm, trình độ học vấn, kỹ năng và năng lực cần thiết, khả năng làm việc độc lập hay làm việc nhóm, kinh nghiệm trong lĩnh vực tương đương, và nhiều yếu tố khác nữa.
Sàng lọc thống nhất tiêu chuẩn
Sàng lọc thống nhất tiêu chuẩn là một phương pháp đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chuẩn chung và nhất quán. Theo cách này, bộ phận tuyển dụng sẽ đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí tuyển dụng, bao gồm các kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ học vấn và tính cách phù hợp.
Để đảm bảo tính nhất quán, các tiêu chuẩn được áp dụng phải được xác định trước khi bắt đầu quá trình tuyển dụng và được áp dụng cho tất cả các ứng viên. Các tiêu chuẩn này nên được đưa ra dưới dạng danh sách rõ ràng và được đánh giá theo thang điểm. Bộ phận tuyển dụng sẽ sàng lọc ứng viên dựa trên mức độ phù hợp của họ với các tiêu chuẩn này.
Sàng lọc loại bỏ tư duy sàng lọc chủ quan
Khi tiến hành sàng lọc ứng viên, chúng ta thường dễ bị thu hút bởi các yếu tố bên ngoài như tuổi tác, trường đại học đào tạo hay màu sắc CV. Tuy nhiên, tư duy sàng lọc chủ quan này có thể ảnh hưởng đến khả năng lựa chọn các ứng viên phù hợp với công việc.
Do đó, để tránh tình trạng trên, nhà tuyển dụng nên tập trung vào các tiêu chí quan trọng nhất của vị trí cần tuyển và các yếu tố liên quan đến công việc. Điều này sẽ giúp tăng cơ hội tìm ra những ứng viên tiềm năng nhất cho công ty mà không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài không liên quan. Đồng thời, cần lưu ý loại bỏ các thông tin cá nhân của ứng viên ra trước để đảm bảo quá trình sàng lọc được thực hiện theo đúng quy trình chuyên nghiệp.
Sàng lọc công nghệ cao
Công nghệ sàng lọc ứng viên thông qua phần mềm quản lý nhân sự hoặc phần mềm tuyển dụng tự động là phương pháp đang được đánh giá cao và được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Phương pháp này giúp sàng lọc ứng viên nhanh chóng, tiết kiệm và hiệu quả, cho phép lưu trữ, quản lý thông tin hồ sơ ứng viên một cách tiện lợi, giúp cho việc tìm kiếm, lựa chọn ứng viên phù hợp trở nên dễ dàng hơn.
Sàng lọc qua điện thoại
Phương pháp sàng lọc qua điện thoại thường được thực hiện bằng cách yêu cầu ứng viên thực hiện cuộc gọi hoặc gửi tin nhắn tới số điện thoại cung cấp bởi nhà tuyển dụng. Sau đó, thông qua phần mềm và công nghệ xử lý giọng nói, các câu trả lời của ứng viên sẽ được phân tích và đánh giá dựa trên các tiêu chí mà nhà tuyển dụng đề ra.
Với công nghệ sàng lọc qua điện thoại, nhà tuyển dụng có thể thu thập thông tin cơ bản về ứng viên như kinh nghiệm làm việc, kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm, hoặc các câu trả lời về các kịch bản tưởng tượng để đánh giá khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên. Qua đó, họ có thể nhanh chóng và chính xác chọn ra những ứng viên tiềm năng để đưa vào giai đoạn tiếp theo của quá trình tuyển dụng.
Sàng lọc qua mạng xã hội
Sàng lọc qua mạng xã hội là một phương pháp sàng lọc ứng viên mới nhưng đang được sử dụng phổ biến. Nhà tuyển dụng có thể sử dụng mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram... để tìm kiếm ứng viên có chuyên môn hoặc kỹ năng cần thiết cho công việc.
Các công ty có thể sử dụng tính năng tìm kiếm trên mạng xã hội để tìm kiếm các ứng viên có hồ sơ và kỹ năng phù hợp, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc tuyển dụng. Họ cũng có thể đăng tải thông tin tuyển dụng trên các mạng xã hội để thu hút các ứng viên tiềm năng.
Ngoài ra, việc tìm kiếm thông tin cá nhân của ứng viên trên mạng xã hội cũng là một cách để kiểm tra độ chính xác của thông tin trong CV hoặc xác định tính phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng phương pháp này cũng có những hạn chế như không đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trên mạng xã hội và có thể dẫn đến việc xảy ra phân biệt đối xử.
Sàng lọc ứng viên qua phỏng vấn video
Hiện nay, sàng lọc ứng viên qua phỏng vấn video đang trở thành xu hướng mới trong quá trình tuyển dụng. Với phương pháp này, nhà tuyển dụng có thể tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc di chuyển phỏng vấn trực tiếp. Bên cạnh đó, phương pháp này còn cho phép nhà tuyển dụng đánh giá chính xác năng lực của ứng viên thông qua cách trả lời và thái độ trong quá trình phỏng vấn. Để sử dụng phương pháp này hiệu quả, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị một số câu hỏi phỏng vấn thích hợp và đảm bảo sự kết nối tốt qua các nền tảng phần mềm như Skype, Zoom, hay Google Meet.
- Video call: Gọi điện trực tuyến có hình ảnh: Sơ vấn thông qua Zoom, Google meet, Skype,… nhà tuyển dụng và ứng viên sẽ gặp trực tuyến và trao đổi thông tin.
- Video quay sẵn: Nhà tuyển dụng sẽ gửi một số câu hỏi cho ứng viên, sau đó ứng viên sẽ quay video lại câu trả lời của mình và gửi cho nhà tuyển dụng. Lúc này nhà tuyển dụng có thể xem và đánh giá sau.
- Video resume: Nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu tất cả ứng viên quay video giới thiệu bản thân, kinh nghiệm làm việc,… ngắn gọn để đánh giá.
Sàng lọc ứng viên làm bài test hoặc dự án thử nghiệm
Bài test hoặc dự án thử nghiệm có thể được thiết kế riêng cho từng vị trí tuyển dụng cụ thể. Những bài test này thường yêu cầu ứng viên thực hiện các nhiệm vụ hoặc giải quyết các vấn đề thực tế liên quan đến công việc mà họ đang ứng tuyển. Những dự án thử nghiệm có thể đòi hỏi ứng viên sử dụng kỹ năng và kiến thức chuyên môn của họ để giải quyết một vấn đề hay hoàn thành một sản phẩm.
Phương pháp sàng lọc này giúp tăng tính khách quan và chính xác trong việc đánh giá ứng viên, đồng thời cũng giúp giảm thiểu các sai sót có thể xảy ra trong quá trình phỏng vấn hoặc đánh giá hồ sơ. Ngoài ra, bài test hoặc dự án thử nghiệm cũng giúp ứng viên thấy rõ hơn năng lực của mình và có thể tự đánh giá được mức độ phù hợp với công việc đang tuyển dụng.
Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã nhận được những gợi ý hữu ích để tối ưu công cụ đánh giá ứng viên và đạt được những mục tiêu trong năm 2023. Chúc cho bạn và doanh nghiệp thành công và phát triển.
Bài viết liên quan:
Viết CV Đúng Chuẩn Ấn Tượng Cho Mọi Ngành Nghề