Giữa một thị trường lao động đang ngày càng cạnh tranh, việc tối ưu hóa quản lý nhân sự là yếu tố vô cùng quan trọng để các doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Trong đó, danh sách KPI (chỉ số hiệu quả công việc) là một công cụ không thể thiếu giúp người quản lý nhân sự đánh giá và đo lường hiệu quả công việc của nhân viên. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết định hướng KPI một cách chính xác, Hr Eduplus tổng lớp list KPI cần thiết để đưa ra những quyết định hợp lý tối ưu hóa mục tiêu doanh nghiệp và nâng cao chất lượng nhân sự.
1. HR – Chỉ số kpi về lương
Mức thu nhập trung bình
Công thức: = Tổng thu nhập/Tổng nhân viên
KPI này cho phép bạn so sánh mức thu nhập trung bình của công ty với mức thu nhập trung bình của các công ty trong ngành hoặc với các đối thủ cạnh tranh khác. Nếu mức thu nhập trung bình của công ty bạn thấp hơn so với mức trung bình của ngành, bạn có thể cần phải xem xét điều chỉnh chính sách lương để giữ chân các nhân viên tài năng của mình.
Mức thu nhập giờ công trung bình
Công thức: = thu nhập trung bình / số giờ làm việc (đối với thời gian đo lường).
Tương tự như KPI thu nhập trung bình, KPI thu nhập giờ trung bình so sánh mức thu nhập giờ công trung bình của công ty bạn với các công ty trong ngành hoặc với các đối thủ cạnh tranh khác. Nếu mức thu nhập giờ công trung bình của công ty bạn thấp hơn so với mức trung bình của ngành, bạn có thể cần phải xem xét cách tăng lương hoặc thưởng cho nhân viên để tạo động lực làm việc, giữ chân nhân viên tài năng.
Mức thu nhập theo chức danh
Công thức: = Tổng số thu nhập chức danh/ tổng số nhân viên mang chức danh đó
KPI này giúp bạn xây dựng quy chế lương cho từng chức danh trong công ty, khi xem xét mức thu nhập trung bình theo chức danh, giúp bạn xem xét mức thu nhập trung bình của công ty bạn đã phù hợp hay chưa với thị trường.
Tỷ lệ chi phí lương
Công thức: Tổng chi phí lương/Doanh số
Chỉ số này giúp cho nhà quản lý nhân sự đánh giá tính hiệu quả của các chiến lược tuyển dụng, bảo vệ nhân sự và cải thiện quản lý nhân sự. Tỷ lệ chi phí lương thấp hơn sẽ giúp công ty tăng lợi nhuận, trong khi tỷ lệ cao hơn sẽ gây áp lực lên ngân sách.
*Lưu ý: Khi so sánh tỷ lệ chi phí lương với các công ty cùng ngành, cần phải cân nhắc đến một số yếu tố khác như mức độ cạnh tranh trong ngành, mô hình, quy mô, vị trí địa lý, các chính sách lương thưởng…
Mức độ thỏa mãn của nhân viên về lương
Mức độ thỏa mãn của nhân viên về lương là chỉ số đo lường sự hài lòng của nhân viên về mức lương hiện tại của mình. Để đo lường chỉ số này, công ty có thể sử dụng các công cụ như cuộc khảo sát về thỏa mãn của nhân viên, các cuộc phỏng vấn riêng với từng nhân viên để trao đổi về mức lương, hoặc sử dụng các công cụ đo lường khác như Employee Net Promoter Score (eNPS).
2. HR – Chỉ số kpi tuyển dụng
Tổng số CV/đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh)
Để tăng hiệu quả truyền thông tuyển dụng, bạn cần đo lường số lượng CV bạn nhận được cho mỗi đợt tuyển dụng, đối với từng chức danh. Nếu số lượng CV được nhận nhiều hơn so với các đợt tuyển dụng trước đó, có thể cho thấy công ty của bạn đang trở nên hấp dẫn hơn đối với các ứng viên. Tuy nhiên, nếu không có sự cải thiện trong số lượng ứng viên đạt yêu cầu, số lượng CV nhận được không chất lượng. Để đảm bảo chất lượng ứng viên, bạn cần kết hợp chỉ số này với chỉ số tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu (số 2 dưới đây).
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu đo lường tỷ lệ phần trăm ứng viên đáp ứng các yêu cầu cơ bản của công việc, như trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn,…Nếu tỷ lệ này càng cao, có nghĩa là truyền thông tuyển dụng của bạn hiệu quả và hồ sơ ứng viên đáp ứng được yêu cầu. Tỷ lệ này cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc lọc hồ sơ.
Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng
Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng là tổng chi phí quảng cáo tuyển dụng chia cho số lượng CV được nhận được. Điều này giúp đánh giá hiệu quả của chiến dịch quảng cáo tuyển dụng và giúp bạn quyết định nên sử dụng kênh quảng cáo nào.
Tính tổng chi phí cho quảng cáo tuyển dụng (bao gồm cả chi phí phát triển nội dung quảng cáo và chi phí đặt quảng cáo trên các kênh), chia cho tổng số hồ sơ ứng viên thu thập được thông qua chiến dịch quảng cáo đó. Nếu chỉ số này càng thấp, có nghĩa là chiến dịch quảng cáo của bạn càng hiệu quả.
Số người tuyển được/từng kênh
Đo lường số lượng người đã được tuyển dụng thông qua từng kênh quảng cáo. Để tối ưu hóa quá trình tuyển dụng, bạn cần biết được kênh quảng cáo nào đưa về nhiều người tuyển được nhất. Từ đó, bạn có thể cân nhắc tăng chi phí đầu tư vào các kênh quảng cáo này.
Thời gian để tuyển nhân viên
Chỉ số thời gian tuyển dụng là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự. Thời gian tuyển dụng có thể ảnh hưởng đến việc giữ chân ứng viên và chất lượng của nhân viên mới được tuyển dụng. Nếu thời gian tuyển dụng quá lâu, ứng viên có thể bị mất cảm hứng và tìm kiếm việc làm ở nơi khác, trong khi đó, nếu tuyển dụng quá nhanh, chất lượng của ứng viên mới có thể không đảm bảo.
Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng:
Chỉ số này đo lường số lượng CV nhận được và số lượng CV đạt yêu cầu trên mỗi chức danh. Chỉ số này cho phép bạn xác định các kênh tuyển dụng nào đang hoạt động tốt nhất và đem lại nhiều ứng viên đạt yêu cầu nhất.
Chỉ số chi phí trung bình / 1 CV
Chỉ tiêu này xác định số tiền bạn phải chi để thu được một CV. Bạn nên so sánh số tiền chi phí của từng kênh quảng cáo để xem xét kênh nào hiệu quả nhất. Bạn có thể tìm cách tiết kiệm chi phí mà vẫn đạt được kết quả tuyển dụng tốt nhất.
Các chỉ số trên giúp cho phòng nhân sự đánh giá hiệu quả tuyển dụng của công ty và tìm cách cải thiện nếu cần thiết. Ngoài ra, các chỉ số này cũng giúp cho nhà quản lý hiểu rõ hơn về quá trình tuyển dụng và tìm kiếm nhân sự, giúp cho việc quản lý tài nguyên nhân sự của công ty được tối ưu hóa và phát triển bền vững hơn.
3. HR – Chỉ số về an toàn lao động
An toàn lao động là một trong những vấn đề quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Để đảm bảo an toàn cho nhân viên và giảm thiểu rủi ro, các công ty cần phải thiết lập các chỉ số KPI liên quan đến an toàn lao động.
Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động
Đo lường bằng số tai nạn lao động trong một tháng của mỗi bộ phận sản xuất. Tỷ lệ này giúp đánh giá mức độ an toàn của mỗi bộ phận sản xuất và đưa ra các biện pháp cải thiện nếu cần thiết.
Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động
Tính toán tổng thời gian mất mát của tất cả các chức danh liên quan đến một tai nạn lao động. Bằng cách tính toán tổng thời gian mất mát, công ty có thể đánh giá mức độ ảnh hưởng của các tai nạn lao động đến hoạt động sản xuất và đưa ra các biện pháp cải thiện.
Tổng chi phí liên quan đến thời gian mất mát
Tổng chi phí liên quan đến thời gian mất mát, bao gồm cả chi phí mất đi và chi phí xử lý an toàn lao động. Việc tính toán tổng chi phí này giúp công ty đánh giá mức độ ảnh hưởng của các tai nạn lao động đến kinh doanh và đưa ra các biện pháp phòng ngừa.
Tỷ lệ chi phí mất do an toàn lao động
Chi phí mất do an toàn lao động = số sản phẩm bị mất * đơn giá (của người liên quan) + chi phí xử lý an toàn lao động..
Tỷ lệ này giúp đánh giá mức độ ảnh hưởng của các tai nạn lao động đến chi phí sản xuất và đưa ra các biện pháp phòng ngừa.
Thời gian huấn luyện ATLD
Chỉ số này tính toán thời gian huấn luyện ATLD cho từng cá nhân và theo các hạng mục khác nhau.
Tỷ lệ sử dụng trang thiết bị bảo vệ cá nhân (PPE)
Đo lường sự tuân thủ của nhân viên trong việc sử dụng trang thiết bị bảo vệ cá nhân. Bạn có thể đo tỷ lệ này bằng cách đếm số lần sử dụng PPE so với số lần yêu cầu sử dụng.
Tỷ lệ đào tạo ATLD
Tỷ lệ nhân viên đã được đào tạo về an toàn lao động so với tổng số nhân viên. Tỷ lệ này càng cao thì cơ hội xảy ra tai nạn lao động sẽ giảm đi đáng kể.
Chỉ số chấm công của nhân viên
Chỉ số đo lường tỷ lệ nhân viên có mặt đầy đủ tại nơi làm việc. Chỉ số này giúp bạn xác định khả năng hiện diện của nhân viên trong một ngày làm việc, từ đó đưa ra biện pháp phòng ngừa những tình trạng tai nạn lao động do nhân viên không có mặt tại nơi làm việc đúng giờ.
Chỉ số bảo trì thiết bị ATLD
Đo lường tần suất bảo trì thiết bị ATLD để đảm bảo chúng hoạt động tốt và đúng chức năng. Việc bảo trì thường xuyên giúp giảm thiểu tình trạng tai nạn lao động do thiết bị ATLD không hoạt động đúng cách.
Tỷ lệ hoàn thành các chỉ tiêu ATLD
Tỷ lệ này đo lường mức độ hoàn thành các chỉ tiêu ATLD theo kế hoạch. Việc đánh giá này giúp bạn đánh giá được hiệu quả của chương trình đào tạo ATLD, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến để đạt được các chỉ tiêu ATLD đề ra.
4. HR- KPI cho đào tạo
Tổng số giờ huấn luyện/nhân viên
Tổng số giờ huấn luyện mà một nhân viên đã tham gia trong một đơn vị thời gian nhất định, thường là trong một năm hoặc một quý. Chỉ số này cho biết mức độ đầu tư của công ty vào việc đào tạo nhân viên. Nếu chỉ số này quá thấp, có thể đánh giá là công ty không đầu tư đủ vào đào tạo nhân viên, và ngược lại.
Giờ đào tạo trung bình / NV
Chia tổng số giờ đào tạo cho tổng số nhân viên trong một đơn vị thời gian nhất định. Chỉ số này cho biết mức độ đào tạo trung bình của mỗi nhân viên trong công ty, giúp đánh giá xem mức độ đào tạo hiện tại có đủ hay không và cần điều chỉnh như thế nào.
Chi phí huấn luyện / NV
Chia tổng chi phí huấn luyện cho tổng số nhân viên trong một đơn vị thời gian nhất định. Chi phí huấn luyện bao gồm các khoản chi phí như chi phí thuê giảng viên, chi phí giáo trình, chi phí phương tiện và các chi phí khác liên quan đến việc đào tạo. Chỉ số này giúp đánh giá mức độ đầu tư của công ty vào đào tạo nhân viên.
Tỷ lệ nhân viên đào tạo
Tỷ lệ số nhân viên được đào tạo so với tổng số nhân viên cần được đào tạo cho cùng một chức danh hoặc lĩnh vực đào tạo. Tỷ lệ này cho thấy mức độ quan tâm của công ty đến việc đào tạo nhân viên.
Hiệu quả đào tạo
Tỷ lệ nhân viên áp dụng sau đào tạo / tổng số nhân viên được đào tạo: Chỉ số này tính tỷ lệ nhân viên đã áp dụng kiến thức được học sau quá trình đào tạo so với tổng số nhân viên được đào tạo. Chỉ số này cho thấy mức độ thành công của việc đào tạo trong việc giúp nhân viên áp dụng kiến thức vào công việc thực tế. Tỷ lệ % áp dụng kiến thức đào tạo vào thực tế.
Ngoài ra còn một số chỉ số KPI đo lường khác như: Tỷ lệ đội ngũ quản lý được đào tạo, tỷ lệ nhân viên đáp ứng nhu cầu đào tạo của công việc,…
5. HR – KPI đánh giá công việc
Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ
Tính bằng tỷ lệ số nhân viên không hoàn thành công việc so với tổng số nhân viên. Tỷ lệ này giúp cho HR và quản lý có thể nhận ra được những nhân viên có năng lực và kỹ năng chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. KPI này cũng giúp cho nhà quản lý biết được tình trạng hoàn thành công việc của các nhân viên và có những biện pháp phù hợp để cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên.
Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100% công việc
KPI này cho biết tỷ lệ số nhân viên đã hoàn thành đầy đủ công việc so với tổng số nhân viên. KPI này giúp HR và quản lý có thể đánh giá được sự hiệu quả của công việc của từng nhân viên, từ đó đưa ra những quyết định hợp lý để phát triển và nâng cao năng lực làm việc của nhân viên.
Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy
KPI này được tính bằng số lượng vi phạm trong một tháng. Nhà quản lý có thể phân loại vi phạm theo bộ phận hoặc theo lĩnh vực để tìm ra nguyên nhân gây ra vi phạm và đưa ra những biện pháp khắc phục để tránh tái diễn trong tương lai. KPI này giúp cho HR và quản lý kiểm soát được sự tuân thủ nội quy của nhân viên và tăng cường tính kỷ luật trong tổ chức.