Phòng Nhân sự (HR) là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực của một tổ chức. Để đảm bảo hiệu quả và đạt được mục tiêu, việc thiết lập và đo lường các chỉ số hiệu suất là rất cần thiết. Đó là lý do tại sao KPI (Key Performance Indicators) đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong việc quản lý và đánh giá hiệu suất phòng Nhân sự.
Tuy nhiên, việc xây dựng KPI phòng Nhân sự đúng cách có thể là một thách thức đối với nhiều người quản lý nhân sự. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để xây dựng KPI phòng Nhân sự chuẩn nhất. Bạn sẽ tìm hiểu được những yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi thiết lập các chỉ số hiệu suất, và các bước thực hiện chi tiết để triển khai chúng trong phòng Nhân sự của tổ chức của bạn. Nếu bạn là một người quản lý nhân sự, bài viết này sẽ giúp bạn có được một cái nhìn tổng quan về cách thiết lập và đo lường hiệu quả của phòng Nhân sự của bạn.
KPI là gì? Các chỉ tiêu của KPI
KPI là viết tắt của “Key Performance Indicators” và là một cụm từ được sử dụng để chỉ định các chỉ số quan trọng để đo lường hiệu suất của một tổ chức, một nhóm làm việc hay một cá nhân. KPI thường được sử dụng để đo lường sự tiến bộ đối với các mục tiêu và chiến lược, giúp định hướng cho các quyết định và hành động của tổ chức hoặc cá nhân. Các KPI cần được thiết lập một cách cụ thể, đo lường được và có thể theo dõi để đảm bảo rằng chúng có thể cung cấp thông tin chính xác về hiệu suất.
Các chỉ tiêu KPI về lương
- Mức thu nhập trung bình
- Mức thu nhập giờ công trung bình
- Mức thu nhập theo chức danh
- Tỷ lệ chi phí lương
Các chỉ tiêu KPI về kết quả công việc
- Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ
- Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100% công việc
- Tỷ lệ nhân viên có thái độ tốt trở lên
- Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy
Các chỉ tiêu KPI tuyển dụng
- Tổng số CV/đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh)
- Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu
- Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng
- Thời gian tuyển nhân viên
- Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng
Các chỉ tiêu KPI đào tạo
- Tổng giờ huấn luyện/nhân viên
- Giờ đào tạo trung bình/nhân viên
- Chi phí huấn luyện/nhân viên
- Tỷ lệ nhân viên đào tạo
- Hiệu quả đào tạo
Các chỉ tiêu về giờ giấc làm việc
- Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty
- So sánh thời gian đi làm muộn các bộ phận
- Tỷ lệ ngày nghỉ, ốm
KPI về lòng trung thành
- Tỷ lệ vòng quay nhân viên
- Tỷ lệ vòng đời nhân viên
- Tỷ lệ nhân viên muốn ra đi
- Tỷ lệ nhân viên trung thành
KPI năng suất nhân sự
- Doanh số/nhân viên
- Lợi nhuận/nhân viên
- Chi phí hành chính/nhân viên
- Năng suất
- Chi phí lương OT (lương tăng ca)
- Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động
- Tỷ lệ mất thời gian cho an toàn lao động
- Tỷ lệ chi phí do ATLĐ
- Thời gian huấn luyện ATLĐ
Nguyên tắc và chỉ số xây dựng KPI
Nguyên tắc vàng xây dựng KPI thành công
- KPIs phải là công cụ hiện thực hóa mục tiêu, chiến lược công ty chứ không phải là công cụ kiểm soát nhân sự, phân chia lương thưởng
- KPIs phải xuất phát từ “tư duy” (mindset) của đội ngũ thực thi chứ không phải chỉ riêng ban lãnh đạo
- Các KPIs của cá nhân, phòng ban phải có sự tương quan lẫn nhau và phải hướng tới BSC chiến lược công ty
Phương pháp xây dựng KPIs theo nguyên tắc SMART
S – Specific: Mục tiêu cụ thể
Xác định mục tiêu, mục đích và phạm vi rõ ràng, chi tiết. Khi triển khai công việc đặc biệt cần tránh mục tiêu quá chung chung, không rõ ràng, khó đo lường. Thay vào đó, cần tập trung vào các mục tiêu cụ thể và đặt những mục tiêu liên quan đến nhiệm vụ chuyên môn.
M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
Trong bảng KPI, kết quả mỗi công việc đều có tiêu chí nhỏ cụ thể để đánh giá. Đó có thể là doanh thu cuối tháng, số lượng khách hàng tiếp cận được, nhận xét từ khách hàng,…
A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
Khi xây dựng KPI bạn cần cân nhắc và họp bàn về những mục tiêu đạt ra. Mục tiêu này sẽ không khả thi nếu vượt quá tiềm năng thực tế của doanh nghiệp.
R – Relevant: Mục tiêu thực tế
Những tiêu chí đưa ra phải phù hợp để giải quyết các vấn đề hiện tại của doanh nghiệp.
T – Timebound: Mục tiêu đo lường được
Bạn sẽ không thể so sánh chính xác kết quả công việc nếu không có thời gian giới hạn. Đây cũng là động lực thúc đẩy mỗi cá nhân đẩy nhanh tiến độ, tránh trì hoãn.
Hướng dẫn xây dựng KPI chuẩn nhất cho phòng nhân sự
Bước 1: Xác định mục tiêu chính của phòng nhân sự
Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu chính của phòng nhân sự, đó là gì? Mục tiêu này phải được liên kết chặt chẽ với chiến lược của tổ chức và đảm bảo rằng phòng nhân sự đóng góp đáng kể vào việc đạt được mục tiêu đó. Ví dụ, nếu tổ chức muốn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình vào khu vực mới, mục tiêu của phòng nhân sự có thể là tăng cường tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh đó.
Bước 2: Phân tích các hoạt động của phòng nhân sự
Sau khi xác định mục tiêu chính của phòng nhân sự, bạn cần phân tích các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Các hoạt động này có thể bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự, đánh giá hiệu suất, quản lý nhân viên, và các hoạt động khác. Bạn cần hiểu rõ các hoạt động này để đảm bảo rằng các KPI được thiết lập là phù hợp và thực tế.
Bước 3: Xác định các chỉ số đo lường
Sau khi phân tích các hoạt động của phòng nhân sự, bạn cần xác định các chỉ số đo lường để đánh giá mức độ đạt được của các hoạt động đó. Chỉ số đo lường phải được xác định rõ ràng, đo lường được và có tính thực tiễn cao. Các chỉ số đo lường có thể bao gồm tỷ lệ tuyển dụng thành công, tỷ lệ giữ chân nhân viên, số lượng giờ đào tạo đối với mỗi nhân viên, số lượng đánh giá hiệu suất được hoàn thành, và số lượng nhân viên tham gia các khóa đào tạo hay hoạt động phát triển khác.
- Chỉ số tuyển dụng: Tỷ lệ ứng viên được tuyển dụng thành công / tổng số ứng viên.
- Chỉ số giữ chân nhân viên: Tỷ lệ nhân viên giữ chân / tổng số nhân viên.
- Chỉ số đào tạo nhân viên: Tổng số giờ đào tạo nhân viên / tổng số nhân viên.
- Chỉ số hiệu quả làm việc của nhân viên: Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên / tổng số nhiệm vụ.
- Chỉ số đóng góp của nhân sự: Tỷ lệ tổng doanh thu do nhân viên tạo ra / tổng số chi phí nhân sự.
- Chỉ số đa dạng hóa nhân sự: Tỷ lệ nhân viên đa dạng / tổng số nhân viên.
- Chỉ số tiến độ công việc: Tỷ lệ hoàn thành công việc đúng tiến độ / tổng số công việc.
- Chỉ số hài lòng của nhân viên: Tỷ lệ nhân viên hài lòng / tổng số nhân viên.
Các chỉ số trên là chỉ số thường được sử dụng trong phòng Nhân sự, tuy nhiên, để chọn ra những chỉ số phù hợp và đáp ứng yêu cầu của tổ chức, bạn cần phải xem xét và đánh giá tình hình hoạt động của phòng Nhân sự cũng như các mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
Bước 4: Thiết lập mục tiêu KPI
Sau khi xác định các chỉ số đo lường, bạn cần thiết lập các mục tiêu KPI cụ thể và chi tiết dựa trên các chỉ số đó. Mục tiêu KPI phải được thiết lập rõ ràng,có tính thực tế và phải liên kết chặt chẽ với mục tiêu chính của phòng nhân sự. Ví dụ, nếu chỉ số đo lường là tỷ lệ tuyển dụng thành công, mục tiêu KPI có thể được thiết lập là tăng tỷ lệ tuyển dụng thành công từ 50% lên 70% trong năm nay.
- Xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức: Bạn cần xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức để đảm bảo rằng các mục tiêu KPI phòng Nhân sự của bạn sẽ đóng góp vào mục tiêu chiến lược của tổ chức.
- Phân tích nhu cầu nhân sự của tổ chức: Bạn cần phân tích nhu cầu nhân sự của tổ chức, bao gồm các kỹ năng, chuyên môn, kinh nghiệm và các yêu cầu khác của các vị trí trong tổ chức.
- Thiết lập các mục tiêu KPI phòng Nhân sự: Dựa trên phân tích nhu cầu nhân sự và mục tiêu chiến lược của tổ chức, bạn có thể thiết lập các mục tiêu KPI phòng Nhân sự phù hợp với các hoạt động của phòng Nhân sự. Ví dụ:
- Tỷ lệ tuyển dụng thành công đạt trên 80% cho các vị trí quan trọng trong tổ chức.
- Tăng tỷ lệ nhân viên giữ chân lên 90% bằng cách xây dựng các chương trình phúc lợi và giảm các rủi ro liên quan đến việc giữ chân nhân viên.
- Tăng tỷ lệ nhân viên đào tạo lên 80% bằng cách thiết kế các chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của tổ chức.
- Đảm bảo các nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ với tỷ lệ hoàn thành là 95%.
- Tăng tỷ lệ đóng góp của nhân viên lên 15% bằng cách cải thiện văn hóa tổ chức và đưa ra các chính sách thưởng khuyến khích nhân viên đóng góp.
- Tăng tỷ lệ đa dạng hóa nhân sự lên 25% bằng cách thiết kế các chương trình tuyển dụng và giữ chân nhân viên phù hợp với đa dạng văn hóa và giới tính.
- Đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng tiến độ với tỷ lệ hoàn thành là 95%.
- Tăng tỷ lệ hài lòng của nhân viên lên 85% bằng cách đưa ra các chính sách giúp cải thiện môi trường làm việc và chất lượng cuộc sống của nhân viên.
- Thiết lập các chỉ số đo lường KPI: Sau khi thiết lập các mục tiêu KPI, bạn cần xác định các chỉ số đo lường KPI để đánh giá hiệu quả và đo lường tiến độ của các mục tiêu KPI. Ví dụ:
- Tỷ lệ tuyển dụng thành công: Số lượng ứng viên phù hợp chấp nhận được / tổng số ứng viên.
- Tỷ lệ nhân viên giữ chân: Số lượng nhân viên đã ở lại / tổng số nhân viên.
- Tỷ lệ nhân viên đào tạo: Số lượng nhân viên đã được đào tạo / tổng số nhân viên.
- Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ: Số lượng nhiệm vụ hoàn thành đúng tiến độ / tổng số nhiệm vụ được giao.
- Tỷ lệ đóng góp của nhân viên: Số lượng ý kiến đóng góp của nhân viên được chấp nhận / tổng số ý kiến đóng góp.
- Tỷ lệ đa dạng hóa nhân sự: Số lượng nhân viên thuộc các nhóm đa dạng / tổng số nhân viên.
- Tỷ lệ hoàn thành công việc: Số lượng công việc hoàn thành đúng tiến độ / tổng số công việc được giao.
- Tỷ lệ hài lòng của nhân viên: Số lượng nhân viên hài lòng / tổng số nhân viên.
- Thiết lập kế hoạch hành động: Sau khi thiết lập các chỉ số đo lường KPI, bạn cần thiết lập kế hoạch hành động để đảm bảo các mục tiêu KPI được đạt được. Bạn có thể áp dụng các hoạt động như:
- Tăng cường các chương trình tuyển dụng và giữ chân nhân viên để đảm bảo mức độ tuyển dụng và giữ chân nhân viên đạt mục tiêu.
- Xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của tổ chức để đảm bảo mức độ đào tạo nhân viên đạt mục tiêu.
- Cải thiện văn hóa tổ chức và đưa ra các chính sách thưởng khuyến khích nhân viên đóng góp để tăng tỷ lệ đóng góp của nhân viên.
- Thiết kế các chương trình tuyển dụng và giữ chân nhân viên phù hợp với đa dạng văn hóa và giới tính của tổ chức để đảm bảo mức độ đa dạng hóa nhân sự đạt mục tiêu.
- Theo dõi và đánh giá: Sau khi thiết lập kế hoạch hành động, bạn cần thực hiện theo dõi và đánh giá tiến độ đạt được các chỉ số đo lường KPI. Các bước thực hiện bao gồm:
- Theo dõi và đánh giá các chỉ số đo lường KPI để xác định tiến độ đạt được các mục tiêu KPI.
- Phân tích kết quả đánh giá để tìm ra các điểm yếu và điểm mạnh của tổ chức trong việc quản lý nhân sự.
- Đưa ra các biện pháp cải tiến và kế hoạch hành động để giải quyết các điểm yếu và tăng cường các điểm mạnh.
- Điều chỉnh và cải tiến: Kế hoạch KPI của phòng nhân sự cần được điều chỉnh và cải tiến theo thời gian để đảm bảo hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu thay đổi của tổ chức. Bạn có thể thực hiện các hoạt động như:
- Điều chỉnh mục tiêu KPI và các chỉ số đo lường KPI để phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh và yêu cầu của tổ chức.
- Thực hiện các biện pháp cải tiến để tăng cường hiệu quả của kế hoạch KPI.
- Đưa ra các chính sách mới và cập nhật các chính sách hiện có để đáp ứng các thay đổi của tổ chức và yêu cầu của nhân viên.
Bước 5: Thiết lập mức độ hoàn thành KPI
Sau khi thiết lập các mục tiêu KPI, bạn cần thiết lập mức độ hoàn thành KPI để đánh giá thành công của các hoạt động của phòng nhân sự. Mức độ hoàn thành KPI có thể được đặt dựa trên mục tiêu KPI hoặc theo cách khác tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu của tổ chức.
Bước 6: Theo dõi và đánh giá KPI
Cuối cùng, bạn cần theo dõi và đánh giá các KPI để đảm bảo rằng phòng nhân sự đang thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu. Nếu KPI không đạt được, bạn cần phân tích nguyên nhân và đưa ra các biện pháp cải thiện để đảm bảo rằng các hoạt động của phòng nhân sự được thực hiện một cách hiệu quả và đóng góp đáng kể vào chiến lược của tổ chức.
Trên đây là các bước cụ thể và chi tiết để xây dựng KPI cho phòng nhân sự. Việc thiết lập và theo dõi KPI đúng cách sẽ giúp phòng nhân sự hoạt động hiệu quả hơn và đóng góp đáng kể vào sự phát triển của tổ chức.
>>> Xem thêm: Nghệ Thuật “Né Bẫy” Của Nhà Tuyển Dụng Khi Đi Phỏng Vấn
[…] Xây Dựng KPI Phòng Nhân Sự Chuẩn Nhất […]