Quản lý nhân sự – mối quan tâm hàng đầu của các cơ quan, doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ việc quản lý nhân sự thường diễn ra dưới những hình thức đơn giản, thủ công. Nhưng đối với quy mô lớn, nhân sự khổng lồ phân cấp thì việc quản lý nhân sự luôn là “bài toán” khó của doanh nghiệp để có thể đồng bộ nhất quán. Chính vì vậy, hệ thống quản trị nhân sự thông qua giải pháp phần mềm đang ngày càng được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ.
Bài viết dưới đây, HR Eduplus sẽ review chi tiết trải nghiệm chất lượng về top 5 phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, tốt nhất.
1. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự từ đó có những điều chỉnh, phương án tốt nhất để phát triển nguồn nhân lực. Hơn nữa, nó được thiết kế trực quan, gần gũi với người dùng bám sát vào yêu cầu nghiệp vụ quản trị(nhân sự, phúc lợi, nghỉ phép, lương thưởng…) của doanh nghiệp.
Ngoài ra, phần mềm quản lý nhân sự còn giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức so với cách quản lý nhân sự truyền thống.
Những tính năng cốt lõi của một phần mềm Quản lý nhân sự chuyên nghiệp
- Quản lý tuyển dụng: nhiệm vụ số hóa quy trình tuyển dụng – đào tạo – kết nối nhân sự.
- Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ và truy xuất tất cả thông tin cập nhật liên quan đến nhân viên.
- Quản lý bảng chấm công: Số hóa dữ liệu chấm công – đơn từ chấm công trên một hệ thống.
- Quản lý tiền lương: xử lý bảng lương, tính lương, nhân sự từ hệ số, bảng công và các khoản KPI… không cần đến sự can thiệp của con người.
- Quản lý lương thưởng: chi tiết bảng lương cá nhân, thưởng/ trừ KPI sự biến động quỹ lương trên một nền tảng, từ đó ban lãnh đạo căn cứ để có sự điều chỉnh lương, chế độ khen thưởng phù hợp.
- Quản lý hiệu suất: thiết lập hệ thống KPI thông minh cho từng vị trí, chỉ tiêu, hệ số đánh giá, tỉ lệ quy đổi, đơn vị tính… tự động hóa đánh giá KPI.
Lợi ích của việc quản lý nhân sự bằng phần mềm
- Việc tuyển dụng nhân sự mới được hiệu quả ( phần mềm quản lý nhân sự thường được tính hợp tính năng này)
- Quản lý và đánh giá chính xác năng lực và tính kỷ luật của nhân viên
- Tự động hóa quá trình chấm công, kiểm sát nhân viên tăng ca hay xin nghỉ phép.
- Dễ dàng so sánh, phân tích dữ liệu, hiệu suất làm việc, tiến độ hoàn thành công việc
- Tiết kiệm thời gian, chi phí nguồn lực
- Quản lý chính xác, minh bạch quá trình làm việc nhóm, khả năng tương tác
- Quản lý hồ sơ khoa học, tìm kiếm tiện lợi
- Ghi nhận lịch sử dữ liệu, sao lưu định kỳ
- Kết nối đa dạng, liên kết chéo giữa các phần mềm phục vụ công việc (phần mềm chấm công, phần mềm kế toán…)
- Tính bảo mật dữ liệu nhân sự cao, tỷ lệ sai số thấp (gần như không có)
Hạn chế của việc quản lý nhân sự thủ công (File Excel)
- Quản lý dữ liệu tổng thể khó khăn, cản trở quá trình đánh giá toàn diện
- Tính bảo mật của phần mềm excel khá thấp
- Không có tính kế thừa cho người sau, khó tiếp nhận
- Dễ xảy ra sai số do thao tác kỹ thuật nhập liệu của người quản lý
- Không thể mở rộng đáp ứng cho quy mô nhân sự lớn
- Khả năng tích hợp kém
2. Top 5 phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp tốt nhất hiện nay
2.1. Base HRM+
Bộ giải pháp quản trị và phát triển nhân sự toàn diện, công nghệ thông minh nhất, hiện đại nhất, dựa trên ba thành tố chính: Dữ liệu & Trí tuệ nhân tạo (Data & AI), Tương tác (Interaction), và nền tảng (Open Platform).
Base HRM+ thiết lập toàn bộ quá trình tuyển dụng, hội nhập, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân sự dựa trên danh sách 18 ứng dụng trong bộ giải pháp quản trị nhân sự cung cấp các gói cơ bản, nâng cao, toàn diện khác nhau cho các quy mô doanh nghiệp khác nhau: dưới 30 nhân sự, 30 – 60 nhân sự, trên 60 nhân sự.
Base HRM+ có những tính năng nổi bật nào?
Trong 18 ứng dụng – Mỗi ứng dụng chỉ tập trung chuyên biệt một nghiệp vụ, dễ dàng trao đổi dữ liệu, giải quyết triệt để và toàn diện các bài toán nhân sự cốt lõi:
- Hoàn thiện bộ máy tổ chức và chính sách nhân sự
- Quản lý hồ sơ trong suốt vòng đời nhân sự
- Quản lý lịch nghỉ phép, vắng mặt của nhân viên
- Hỗ trợ chấm công, làm bảng chấm công tự động
- Quản lý phúc lợi của từng cá nhân nhân sự
- Tính lương tự động
- Quản trị mục tiêu và đánh giá hiệu suất nhân sự
- Quản lý bàn giao tài sản cho nhân viên
- Đào tạo và phát triển
- Hệ thống báo cáo nhân sự đầy đủ, tức thời
- Tích hợp app Base Me cho phép nhân viên theo dõi hồ sơ và các thông tin cá nhân trong quá trình làm việc
- Đã phát hành ứng dụng trên thiết bị di động.
- Có hỗ trợ demo trải nghiệm sản phẩm.
2.2. BambooHR
BambooHR sở hữu bộ tính năng độc đáo có thể quản lý hầu hết khía cạnh khác nhau xoay quanh tuyển dụng và quản trị nguồn nhân lực. Tạo một nơi tuyệt vời để làm việc mọi giai đoạn phát triển giúp nâng cao trải nghiệm của nhân viên.
BambooHR có những tính năng nổi bật nào?
- Đăng tin tuyển dụng rộng rãi
- Tạo email onboarding tự động
- Quản trị hiệu suất chuyên nghiệp
- Quản lý phúc lợi một cách tập trung
- Thư viện báo cáo nhân sự đa dạng
- Có bản dùng thử miễn phí, các gói trả phí phân bổ ở nhiều mức giá khác nhau
- Đã phát hành ứng dụng trên thiết bị di động
2.3. CakeHR (Sage HR)
CakeHR là giải pháp nhân sự hoàn chỉnh: từ tuyển dụng nhân sự mới, tự động hóa các quy trình nhân sự, thiết lập mục tiêu đến phân tích dữ liệu để làm báo cáo nhân sự. Thúc đẩy nhân sự tại doanh nghiệp hoạt động một cách thông minh nhất.
CakeHR có những tính năng nổi bật nào?
- Quy trình tuyển dụng liền mạch
- Cho phép nhân viên tự theo dõi thông tin của mình
- Quản lý thời gian làm việc và lịch nghỉ phép của nhân viên
- Tạo bảng chấm công tự động
- Thực hiện khảo sát ẩn danh
- Quản lý chi phí tiện lợi
- Đánh giá 360 độ về hiệu suất của nhân viên
- Quản trị mục tiêu theo phương pháp OKR
- Đã phát hành ứng dụng trên thiết bị di động
2.4. Cloud HR
Cloud HR đáp ứng mọi nhu cầu: tích hợp cung cấp cho bạn tất cả các công cụ bạn cần để tạo ra những trải nghiệm tham gia hiệu quả, đáng nhớ. Từ quy trình làm việc tùy chỉnh đến báo cáo tiến độ và mọi thứ ở giữa, Onboard biến những nỗ lực tích hợp truyền thống thành một lợi thế cạnh tranh mới.
Cloud HR có những tính năng nổi bật nào?
- Tối ưu quy trình onboarding
- Quản lý hồ sơ nhân sự toàn diện
- Tính lương tự động
- Tập trung phát triển năng lực nhân sự
- Hệ thống báo cáo tích hợp mạnh mẽ
- Có bản dùng thử miễn phí
2.5. Paycor
Paycor trao quyền cho các nhà lãnh đạo để xây dựng đội chiến thắng với một giao diện trực quan và có khả năng mở rộng cao, phần mềm có khả năng hiện đại hóa mọi khía cạnh của quản lý nhân sự: tổ chức tuyển dụng, bổ sung và phát triển đội ngũ nhân tài, cách tính và trả lương, giữ chân nhân viên và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Paycor có những tính năng nổi bật nào?
- Quản trị tuyển dụng chuyên nghiệp
- Hỗ trợ onboard
- Tích hợp chấm công và tính lương tự động
- Hỗ trợ đào tạo và đánh giá hiệu suất nhân sự
- Tạo báo cáo tự động và phân tích dự báo
- Đã phát hành ứng dụng trên thiết bị di động
Xem thêm: 10 Kênh Tuyển Dụng Hàng Đầu Được Nhiều Người Truy Cập Nhiều Nhất
3. Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp
Tuân thủ đúng các quy định của pháp luật
Lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự không tiềm ẩn nguy cơ khiến doanh nghiệp gặp rắc rối với pháp luật.
Cân nhắc, tìm hiểu và xem xét cách thức hoạt động của phần mềm có phù hợp với quy định hiện hành, đặc biệt là các phần mềm nước ngoài (tương thích luật pháp Việt Nam).
Lưu ý, ưu tiên phần mềm dạng SaaS (Software-as-a-Service – thuê bao dịch vụ) hơn là on-premise (cài đặt tại chỗ), nhất là các phần mềm có tính năng tùy chỉnh cài đặt cao để phục vụ định hướng mở rộng trong tương lai.
Dễ sử dụng
Thuận tiện trong việc bàn giao, hướng dẫn chuyển đổi để chắc chắn rằng nhân sự không cản trở đội ngũ thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên đó.
Phần mềm có thể bao gồm nhiều module và tính năng, nhưng chúng nhất định phải được hệ thống rõ ràng, trực quan kèm theo bộ lọc và tìm kiếm đủ mạnh.
Đặc biệt, nếu tốt nhất doanh nghiệp nên sắp xếp dành ra một buổi tham gia một khóa đào tạo ngắn từ nhà cung cấp khi chính thức đưa phần mềm vào sử dụng.
Chi phí hợp lý, chỉ số hoàn vốn (ROI) khi đầu tư cao
Bạn không nên tiếp cận câu chuyện lựa chọn phần mềm hoàn toàn dưới góc độ chi phí; bởi công nghệ là một khoản đầu tư có cơ hội sinh lời cho doanh nghiệp. Bạn nên nhìn vào chỉ số hoàn vốn (ROI) mà dự án đầu tư công nghệ đó có thể đem lại bằng cách tính toán các lợi nhuận hữu hình và vô hình.
Khả năng tích hợp lớn
Khả năng tích hợp là tiêu chí đánh giá quan trọng với bất kỳ công cụ 4.0 nào, với phần mềm HRM thì càng không thể thiếu.
Bạn cần tìm hiểu danh sách các phần mềm/ứng dụng có khả năng liên kết với từng phần mềm quản trị nhân sự và xem chúng có khớp với nền tảng công nghệ mà doanh nghiệp đang sở hữu hay không. Nếu có thể, hãy lựa chọn một hệ thống có API mở để dễ dàng kết nối với tất cả các sản phẩm của bên thứ ba.
Đảm bảo bảo mật dữ liệu
Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân viên, rất nhiều dữ liệu nội bộ quan trọng hoặc thậm chí là nhạy cảm của doanh nghiệp đều ở trên đó. Bởi vậy, hãy chắc chắn rằng phần mềm đảm bảo tiêu chí bảo mật.
Đánh giá sơ bộ tính năng bảo mật thông qua việc đăng nhập tài khoản, phân quyền sử dụng hay ở chính uy tín của đơn vị cung cấp phần mềm.
Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy
Lựa chọn mua một phần mềm thường đi kèm với việc doanh nghiệp không có sẵn một đội ngũ IT đủ mạnh về chuyên môn để nhanh chóng nắm bắt và xử lý các vấn đề kỹ thuật của phần mềm.
Nếu không muốn tốn thêm một khoản tiền lớn thuê chuyên viên kỹ thuật bên ngoài (mà không chắc chắn sẽ hiệu quả), hãy lựa chọn một nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp phần mềm miễn phí cho khách hàng. Đại đa số các phần mềm SaaS hiện nay đều có tính năng hỗ trợ khách hàng tùy mức độ.
4. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Doanh nghiệp phải thực sự hiểu mình muốn gì?
Định hướng mục tiêu rõ ràng, vạch ra những vấn đề tồn tại làm cản trở tiến độ công việc để từ đó có thể vận dụng vào phần mềm quản lý nhân sự giúp làm việc hiệu quả hơn.
Lựa chọn các phần mềm quản trị nhân sự phù hợp dựa trên đặc thù của các dự án kinh doanh cũng như số lượng nguồn lực hiện có, quy mô trước mắt và đánh giá ở góc độ tương lai.
Nắm chắc các kiến thức quản lý
Các nhà quản trị cần duy trì song song 2 tư tưởng: Lý thuyết và thực hành song song với nhau. Từ đó, quá trình sử dụng máy móc kết hợp với sự thành thạo của kỹ năng làm việc sẽ mang đến được kết quả cao.
Không chạy theo xu hướng
Việc chạy theo xu hướng lựa chọn những phần mềm giống các doanh nghiệp khác mà không xem lại đặc thù công việc ở công ty mình chính là yếu tố khiến bạn luôn bị thụt lùi so với đối thủ. Vì vậy, giám đốc và các nhà quản trị cần cân nhắc và đưa ra quyết định mua một phần mềm phù hợp, đúng đắn nhất để không lãng phí thời gian, tiền bạc của công ty.
Các nhà phát triển phần mềm
Khi doanh nghiệp quyết định mua một phần mềm quản lý nhân sự để sử dụng thì cần hiểu biết rõ thông tin về nhà phát triển. Bởi lẽ, nếu người sáng tạo ra ứng dụng không có đầy đủ kiến thức về quản lý nhân sự thì sẽ không thể giải quyết được những rủi ro mà phần mềm có thể sẽ gặp phải trong quá trình sử dụng.
Trên đây là top 5 phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp được hàng trăm doanh nghiệp lựa chọn để quản lý nhân sự và các công tác nghiệp vụ của doanh nghiệp. HR Eduplus hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp những nhà quản lý có thể tìm kiếm được một lựa chọn tốt nhất – một phần mềm phù hợp nhất.