Mẫu file excel quản lý nhân sự nhằm tối ưu hiệu quả công tác thu nhận nhân tài tốt nhất đến quản lý chương trình đào tạo… cho đến theo dõi lịch trình hoạt động của một nhân viên. Nếu biết cách vận dụng đầy đủ bộ sưu tập về cách quản lý nhân sự dưới đây, công tác nghiệp vụ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
1. Các thành phần phải có của một file Excel quản lý hồ sơ nhân sự
Bên cạnh những thông tin cơ bản xuất hiện trong danh mục quản lý của file thì file excel quản lý hồ sơ nhân sự cần bao gồm những thông tin, giấy tờ cần thiết theo quy định của Pháp Luật:
- Mã nhân viên( mã chấm công)
- Họ và tên
- Bộ phận công tác
- Loại hình nhân sự (BOD, quản lý, nhân viên…)
- Vị trí công việc (Chuyên viên HCNS, Manager…)
- Loại hình làm việc (Full time, part -time, thời vụ)
- Cơ sở làm việc (Trụ sở, chi nhánh, cơ sở)
- Các thông tin liên quan khác (Trình độ học vấn T.S, Th.S, đại học, cao đẳng…)
- Các loại giấy tờ cần thiết (Sơ yếu lý lịch, bản sao CCCD, giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, giấy khám sức khỏe, hợp đồng… có công chứng, dấu đỏ kèm ảnh thẻ)
- Các thông tin liên quan đến lương thưởng và phụ cấp (Tài khoản ngân hàng, mã số thuế, số sổ BHXH…)
- Các thông tin liên quan đến kinh nghiệm làm việc (Tên công ty, vị trí/chức vụ, thời gian công tác)
2. Hồ sơ quản lý nhân sự cần kết hợp với những biểu mẫu nhân sự Excel nào khác
Để quản lý một cách tổng quan và đầy đủ nhất hồ sơ của một nhân sự, thì doanh nghiệp cần phải sở hữu trọn bộ – một hệ thống gồm 5 biểu mẫu Excel khác:
- File Excel quản lý danh sách nhân sự tổng quan
- File Excel quản lý hợp đồng
- File Excel theo dõi nhân sự mới
- File Excel theo dõi nhân sự nghỉ việc
- File Excel theo dõi biến động tiền lương của nhân sự
3. 10 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất bằng Excel
Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel là công cụ miễn phí được nhiều doanh nghiệp ứng dụng, mang lại hiệu quả tối ưu nhất.
3.1 Mẫu Excel kế hoạch tuyển dụng
Tuyển dụng là quy trình sàng lọc và tuyển chọn những người có đủ năng lực đáp ứng một công việc trong một tổ chức, công ty, hoặc một chương trình tự nguyện hay nhóm cộng đồng. Mẫu quản lý kế hoạch tuyển dụng rõ ràng, minh bạch tạo một chiến lược được xác định đúng đắn để thu hút, tuyển dụng và giới thiệu nhân tài phù hợp.
Tải mẫu kế hoạch tuyển dụng TẠI ĐÂY
3.2. Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp
Để quản lý thông tin nhân viên hiện tại đang làm việc tại doanh nghiệp cần có biểu mẫu quản lý hồ sơ được cập nhập thường xuyên, liên tục với những thông tin cơ bản cần có: số thứ tự, họ tên, vị trí, lương offer, lương cơ bản, cơ sở làm việc, CMND/CCCD, …
Tải mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại TẠI ĐÂY
3.3. Mẫu quản lý hợp đồng
File quản lý hợp đồng là công cụ giúp các bạn kế toán, nhân sự tiết kiệm thời gian và sức lực, tiến hành công việc một cách nhanh chóng, chính xác hơn so với thủ công nhiều. Mẫu quản lý hợp đồng là mẫu được sử dụng để ghi nhận thông thông các loại hợp đồng tại doanh nghiệp như: HĐLĐ theo mùa vụ, hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng không xác định thời hạn.
Tải mẫu quản lý hợp đồng tại TẠI ĐÂY
3.4. Mẫu quản lý nhân sự mới
Quản lý và tiếp nhận nhân viên mới hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên một cách chính xác và đồng thời có thể giữ chân nhân sự mới ở lại cống hiến lâu dài cho công ty.
Để đảm bảo quy trình quản lý được triển khai đầy đủ và xuyên suốt, bộ phận hành chính trong doanh nghiệp cần phải chú trọng vào việc xây dựng một biểu mẫu quản lý nhân sự mới đạt chuẩn và chuyên nghiệp.
Tải mẫu quản nhân sự mới TẠI ĐÂY
3.5. Mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc
Khi một nhân sự chuẩn bị nghỉ việc, doanh nghiệp cần theo dõi những thông tin gì của họ để làm thủ tục chấm dứt, quyết toán tất cả các khoản chi phí liên quan, hợp đồng theo đúng quy định của pháp luật: lý do nghỉ việc, đã hoàn tất thủ tục nghỉ việc hay chưa, ngày nghỉ việc, …
Tải mẫu quản nhân sự nghỉ việc TẠI ĐÂY
3.6. Mẫu theo dõi biến động lương thưởng
Để dễ dàng theo dõi, kiểm soát chế độ lương thưởng nhằm đảm bảo quyền lợi cho nhân viên của doanh nghiệp thì biểu mẫu theo dõi biến động lương thưởng giống như “nhật ký giao dịch” ghi chép biến động lương thưởng với các thông tin đặc trưng như: hình thức biến động, ngày có hiệu lực hưởng lương mới, cơ sở làm việc cũ, cơ sở làm việc hiện tại, mức lương cũ, mức lương mới, vị trí cũ, vị trí mới, …
Tải mẫu quản biến động lương thưởng TẠI ĐÂY
3.7. Mẫu quản lý bảng chấm công nhân sự
Bảng chấm công là công cụ đắc lực cho nhà quản lý trong việc tính công và trả lương cho nhân viên. Vì vậy, cách làm bảng chấm công đúng chuẩn trên một công cụ hữu ích sẽ rất cần thiết cho các nhà quản lý doanh nghiệp.
Tải mẫu quản nhân bảng chấm công TẠI ĐÂY
3.8. Mẫu quản lý lịch làm việc của nhân viên
Theo dõi lịch làm việc của nhân viên hàng ngày và hàng tuần để đảm bảo bạn có đủ số lượng, điều phối cônh việc bất cứ khi nào.
Tải mẫu quản lý lịch làm việc của nhân viên TẠI ĐÂY
3.9. Mẫu quản lý lịch làm việc hàng tháng
Theo dõi các ngày quan trọng hàng tháng, chẳng hạn như ngày lễ, lịch đóng cửa văn phòng, ngày đến hạn của bảng chấm công và việc cắt giảm biên chế để thông báo cho mọi người. Có được cái nhìn sâu sắc về các kế hoạch cho mỗi tháng để luôn cập nhật thông tin, lập kế hoạch phù hợp và dự đoán những gì sắp xảy ra. Thiết lập các tab cho mỗi tháng để tạo ra một cái nhìn toàn diện hơn hàng năm.
Tải mẫu quản lý lịch làm việc hàng tháng TẠI ĐÂY
3.10. Mẫu bảng tính lương
Một mẫu bảng lương chỉn chu, chuyên nghiệp luôn là chuẩn mực của mỗi doanh nghiệp. Nó không những thể hiện sự minh bạch, hiệu quả mà còn góp phần cho thấy trình độ quản lý của mỗi ban lãnh đạo tổ chức. Vì vậy, để có được một mẫu bảng lương đúng chuẩn, các chuyên viên kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để đưa ra bản mẫu chính xác nhất, vừa đúng luật, vừa mạch lạc trong quản lý thông tin, trình bày.
Để làm bảng lương, quản lý lương cho nhân viên, công cụ miễn phí hay được sử dụng nhất là Microsoft Excel. File tính lương bằng Excel sẽ cần những thành phần như họ và tên, lương, phụ cấp, tổng lương thực tế, số ngày công,…
Tải mẫu bảng chấm công TẠI ĐÂY
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu file excel quản lý hồ sơ nhân sự khác:
File quản lý đánh giá nhân viên (KPIs) tải TẠI ĐÂY
File excel quản lý nhân sự FULL tải TẠI ĐÂY
File mẫu kế hoạch công việc tải TẠI ĐÂY
Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hỗ trợ cho công tác quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp, đơn vị được thuận tiện hơn. Trên đây là Top 10+ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả nhất bằng excel mà HR Eduplus đánh giá rất cao. Bạn có thể áp dụng ngay hoặc điều chỉnh cho phù hợp với phương thức quản lý nhân sự tại doanh nghiệp mình nhé!