Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo với cơ quan BHXH và thực hiện thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động theo đúng quy định.Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhiều vướng mắc về việc này, chưa biết phải thực hiện thế nào? Dưới đây HR Eduplus sẽ hướng dẫn giúp đơn vị chốt sổ cho nhân viên nhanh chóng và đầy đủ nhất.
1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Điều 96, khoản 1, Luật Bảo hiểm xã hội 2014
“1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.”
Như vậy, có thể hiểu thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động là việc công ty xác nhận lại quá trình tham gia Bảo hiểm xã hội của người lao động với cơ quan BHXH khi người lao động chính thức nghỉ việc tại công ty hoặc công ty ngừng hoạt động. Theo quy định trên tại Luật bảo hiểm xã hội kể trên, đơn vị sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm cho người lao động.
2. Khi nào cần chốt sổ Bảo hiểm xã hội?
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng Bảo hiểm xã hội của người lao động tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện đóng Bảo hiểm. Thủ tục này được thực hiện khi:
- Người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
- Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.
* Người lao động có tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được không?
Theo nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012
“Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động”.
Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014
“Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng Bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được. Trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ BHXH cho người lao động).
Trường hợp, công ty không chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ chốt sổ.
3. Điều kiện để chốt được sổ Bảo hiểm xã hội
Căn cứ vào nội dung được quy định tại Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, nghĩa vụ của người sử dụng lao động là đóng Bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ cho người lao động. Vì vậy, đơn vị chốt được sổ chỉ khi đóng đầy đủ tiền Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.
4. Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động
Người sử dụng lao động cần chuẩn bị các thủ tục sau đây để chốt BHXH cho người lao động chấm dứt hợp đồng lao động.
Bước 1: Báo giảm lao động
Đơn vị sử dụng lao động cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH.
Hồ sơ chuẩn bị cần có để báo giảm lao động:
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT(mẫu D02-TS theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế Quyết định 959);
- Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có);
- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người);
- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động;
Đơn vị sử dụng lao động hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý
Bước 2: Chốt sổ BHXH
Căn cứ theo quy định tại Tiết 1.2 Điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm những giấy tờ sau:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
- Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS.
- Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ
- Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.
- 01 công văn chốt sổ của đơn vị – mẫu D01b-TS.
- Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).
Doanh nghiệp hoàn tất các bộ hồ sơ theo quy định rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý.
Theo Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2017, về địa chỉ nộp hồ sơ:
“6. Sửa đổi, bổ sung Tiết a Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 3 như sau:
“a) Cấp mới, cấp lại, điều chỉnh, xác nhận sổ BHXH và ghi thời gian đóng BHTN chưa hưởng trợ cấp thất nghiệp, ghi thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN cho người tham gia tại đơn vị do BHXH huyện trực tiếp thu; người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN ở huyện, tỉnh khác.”
Hình thức gửi:
- Đồi với hồ sơ giấy, doanh nghiệp thông báo cho cơ quan BHXH hoặc tổ chức dịch vụ bưu chính đến nhận hồ sơ trực tiếp tại đơn vị.
- Đối với hồ sơ điện tử doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH qua mạng internet trên phần mềm bảo hiểm xã hội cung cấp bởi tổ chức I-VAN.
5. Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Căn cứ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012:
”Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”
Như vậy, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động thì công ty/doanh nghiệp có trách nhiệm chốt sổ và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
- Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
- Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
- Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
*Chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội chậm cho người lao động có bị xử phạt không?
Căn cứ theo điểm d khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP Vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp như sau:
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
- Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng; không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có hiệu lực;
- Không lập danh sách người lao động hoặc không lập hồ sơ hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 102, khoản 1 Điều 103, khoản 1 Điều 110, khoản 2 Điều 112 của Luật Bảo hiểm xã hội; khoản 1 Điều 59, khoản 1 Điều 60 của Luật An toàn, vệ sinh lao động;
- Không giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại Điều 47 của Luật An toàn, vệ sinh lao động và Điều 55 của Luật Bảo hiểm xã hội đi khám giám định suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng Giám định y khoa;
HR Eduplus vừa gửi đến bạn đọc các quy định về chốt sổ BHXH, hy vọng đã giúp các bạn nắm chắc rõ Thủ tục chốt sổ BHXH năm 2022 trong lĩnh vực Bảo hiểm để có thể bảo vệ quyền lợi thuộc về mình.