Tuyển dụng nhân tài luôn là vấn đề cốt lõi trong xây dựng nguồn nhân lực cho công ty. Mỗi email nhà tuyển dụng gửi đi chính là một cơ hội xây dựng thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp – yếu tố quyết định khả năng “giữ chân ứng viên” của doanh nghiệp.
Trong thế giới phẳng như hiện nay, hầu hết thông tin giao tiếp giữa doanh nghiệp và ứng viên đều thông qua email: từ những email phản hồi đã nhận hồ sơ đến email xếp lịch phỏng vấn; từ email từ chối đến email gửi offer cho ứng viên. Mỗi một email chỉn chu được gửi đi là biểu hiện rõ nhất cho quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp và tôn trọng ứng viên của doanh nghiệp.
8 mẫu email cần thiết cho mọi doanh nghiệp hỗ trợ những người làm nhân sự chuyên nghiệp hoá quy trình tuyển dụng ngay từ bước khởi đầu.
1. Mẫu thư cảm ơn ứng viên đã nộp hồ sơ
Mẫu 1: Thư cảm ơn ứng viên đã nộp hồ sơ ứng tuyển
Tiêu đề email: Cám ơn bạn đã ứng tuyển vào vị trí [Tên_vị_trí] tại [Tên_công_ty]
Xin chào [Tên ứng viên],
[Tên công ty] chân thành cám ơn bạn đã nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] của [Tên công ty].
[Tên công ty] chắc chắn rằng bạn đã dành thời gian tìm hiểu công việc và tự tin với hồ sơ được chuẩn bị rất tốt của mình. Tuy nhiên để có thể đánh giá hồ sơ của bạn thật kĩ lưỡng, chúng tôi sẽ cân nhắc và sớm phản hồi lại bạn trong vòng 3-5 ngày với kết quả vòng Loại hồ sơ.
Chúc bạn một ngày tốt lành và đừng quên kiểm tra email thường xuyên nhé! Chúng tôi rất mong có cơ hội gặp bạn.
Trân trọng,
[Tên bạn]
[Chữ ký]
Mẫu 2: Thư cảm ơn ứng viên đã nộp hồ sơ ứng tuyển
Tiêu đề email: Cám ơn bạn đã ứng tuyển vào vị trí [Tên_vị_trí] tại [Tên_công_ty]
Thân gửi bạn…,
Trước tiên cảm ơn bạn đã quan tâm tới vị trí [Tên_vị_trí_ứng_tuyển] của công ty [Tên_công_ty]. Chúng tôi đã nhận được thư ứng tuyển của bạn ở vị trí này.
[Tên_công_ty] tin rằng bạn đã đầu tư khá nhiều thời gian cân nhắc và chuẩn bị hồ sơ này. Tuy nhiên để có thể đánh giá kỹ hơn về hồ sơ của bạn, chúng tôi cần chút thời gian để xem xét hồ sơ và đưa ra quyết định chính xác nhất. Chúng tôi sẽ phản hồi lại bạn trong vòng 3 ngày tới.
Chúc bạn sức khoẻ và thành công trong cuộc sống, đừng quên kiểm tra email thường xuyên để không bỏ lỡ thông tin từ chúng tôi.
Trân trọng,
[Tên bạn]
[Chữ ký]
2. Mẫu thư mời tham gia phỏng vấn
Mẫu 1: Thư mời ứng viên tham gia phỏng vấn
Tiêu đề email: Thư mời tham gia phỏng vấn – [Tên_công_ty] / Thư mời phỏng vấn qua điện thoại / Skype với [Tên_công_ty] cho vị trí [Tên_vị_trí]
[Tên_ứng_viên] thân mến,
Trước hết, chúng tôi rất cảm ơn sự quan tâm bạn đã dành cho công ty của chúng tôi. Tên tôi là [Tên_của_bạn] và tôi là Trưởng bộ phận tuyển dụng của công ty. Qua hồ sơ của bạn, chúng tôi nhận thấy bạn có những tiềm năng để trở thành một phần của công ty chúng tôi.
Chúng tôi rất hy vọng có thể trao đổi thêm với bạn trong một buổi phỏng vấn ngắn qua điện thoại / Skype / tại [thời_gian, địa_điểm]. Đây là một bước cần thiết trong quá trình tuyển dụng để chúng tôi có thể hiểu hơn về bạn cũng như được chia sẻ với bạn nhiều hơn về câu chuyện của chúng tôi.
Bạn vui lòng trả lời lại email này trước [thời gian] để xác nhận khả năng tham gia buổi phỏng vấn. Nếu có bất kì điều gì bất tiện, bạn có thể liên hệ ngay qua email này hoặc qua [số_điện_thoại].
Chúng tôi rất mong sớm được gặp và trò chuyện với bạn.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
Mẫu 2: Thư mời ứng viên tham gia phỏng vấn
Thư mời tham gia phỏng vấn – [Tên_công_ty]
Xin chào Anh/Chị [Tên_ứng_viên],
Lời đầu tiên, chúng tôi xin cảm ơn bạn vì đã quan tâm đến vị trí ứng tuyển của công ty [Tên công ty]. Thông qua hồ sơ mà bạn đã gửi về, chúng tôi nhận thấy bạn có kiến thức chuyên môn phù hợp với vị trí mà chúng tôi đang tuyển.
Chúng tôi trân trọng kính mời bạn đến tham gia buổi phỏng vấn của công ty chúng tôi tại:
Địa chỉ:…
Thời gian:…
Hy vọng rằng bạn sẽ có mặt đúng giờ để buổi phỏng vấn được diễn ra một cách suôn sẻ. Bạn vui lòng phản hồi lại thư này và xác nhận lại thông tin phỏng vấn để chúng tôi chuẩn bị tiếp đón bạn chu đáo nhất.
Bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại:… nếu như có bất cứ thắc mắc gì. Rất mong được gặp bạn trong buổi phỏng vấn sắp tới.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
3. Mẫu thư từ chối ứng viên
Mẫu 1: Ứng viên không được mời phỏng vấn
Gửi [tên ứng viên],
Cảm ơn vì sự quan tâm của bạn đối với [tên công ty] và vị trí [tên vị trí việc làm]. Sau khi xem xét các hồ sơ nhận được, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp.
Ban tuyển dụng đánh giá cao thời gian bạn dành để ứng tuyển. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ kí]
Mẫu 2: Ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn
Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty]
Ứng viên [tên ứng viên] thân mến,
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng và nhiệt tình của bạn đối với [tên công ty] cũng những gì bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn và cam kết đóng góp của bạn đối với mục tiêu của công ty.
Tuy nhiên, chúng tôi đã phỏng vấn một số ứng viên ấn tượng và quyết định đi tiếp với họ tại thời điểm này. Chúng tôi đã cân nhắc rất nhiều trước khi đưa ra quyết định.
Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi có bất kỳ một cơ hội nào phù hợp trong tương lai.
Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ kí]
Mẫu 3: Ứng viên có khả năng được chọn cao
Gửi [tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia tuyển dụng vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi đã thực sự bị ấn tượng bởi hồ sơ của bạn cũng như những gì bạn thể hiện trong suốt các buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi quyết định dành vị trí này cho một ứng viên khác phù hợp hơn.
Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi đã phải cân nhắc rất kỹ càng. Chúng tôi rất vui vì có cơ hội gặp gỡ bạn và tìm hiểu về kiến thức, kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn.
Chúng tôi tin rằng những đóng góp của bạn sẽ rất có giá trị đối với công ty chúng tôi. Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp. Bạn có thể liên hệ với tôi qua số [số điện thoại] nếu có bất cứ thắc mắc gì.
Chúc bạn thành công.
Trân trọng,
[Tên nhà tuyển dụng].
4. Mẫu thư mời nhận việc
Mẫu 1: Thư mời ứng viên nhận việc
Tên tiêu đề: Xin chúc mừng! Bạn đã trúng tuyển [Vị trí công việc] tại [Công ty]
Gửi [Tên ứng viên],
Chúng tôi xin vui mừng được thông báo bạn đã trúng tuyển vị trí [Vị trí công việc] tại công ty của chúng tôi. Sau buổi phỏng vấn, chúng tôi rất ấn tượng với tính cách cũng như kinh nghiệm chuyên môn của bạn. Chúng tôi nghĩ bạn hoàn toàn phù hợp để trở thành [Vị trí công việc] của [Tên công ty].
Mức lương khởi điểm của bạn sẽ là [… VND] đã kèm theo BHYT, BHXH đầy đủ. Bạn sẽ được hưởng phúc lợi đầy đủ từ phía [Tên công ty] với chế độ khen thưởng, lễ Tết, ngày nghỉ phép cùng các chuyến du lịch và đào tạo chuyên sâu của công ty. Phía dưới chúng tôi đã đính kèm một bản mềm chi tiết hơn về hợp đồng và công việc của bạn để bạn có thể xem qua trước khi quyết định.
Bạn vui lòng phản hồi lại quyết định của mình trước ngày […]. Nếu đồng ý, ngày ký hợp đồng sẽ vào ngày […] và ngày bắt đầu làm việc của bạn sẽ là vào […].
Trong thời gian từ nay đến khi bạn đưa ra quyết định của mình, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi gì bạn có thể liên lạc tôi hoặc quản lý [Tên quản lý] để được giải đáp.
Rất mong sẽ nhận được phản hồi sớm từ bạn!
Trân trọng,
[Ký tên]
[Tên người viết]
Mẫu 2: Thư mời ứng viên nhận việc
Tiêu đề: Tên công ty_Thư mời làm việc
Bạn [Tên ứng viên] thân mến,
Lời đầu tiên, chúng tôi vô cùng cảm ơn vì bạn đã quan tâm và dành thời gian ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] tại công ty chúng tôi. Thông qua buổi phỏng vấn cũng như trao đổi, chúng tôi đánh giá cao kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.
Bởi vậy, chúng tôi xin trân trọng mời bạn gia nhập vào đội ngũ công ty [Tên công ty], với vị trí [Tên vị trí]. Bạn vui lòng bắt đầu đến nhận việc vào [Ngày tháng năm], từ [Thời gian làm việc], tại [Địa chỉ văn phòng làm việc].
Như đã thỏa thuận, mức lương khởi điểm bạn sẽ nhận được là [Số tiền], kèm theo các chính sách hỗ trợ khác như [Bảo hiểm, đi lại, ăn uống,…]. Chúng tôi đã đính kèm bản hợp đồng chi tiết dưới đây để bạn tham khảo kỹ trước khi bắt đầu công việc.
Khi nhận được email này, bạn vui lòng xác nhận lại cho chúng tôi trước [Thời gian ngày, giờ]. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, bạn hãy liên hệ với chúng tôi qua [Số điện thoại] hoặc [Địa chỉ email].
Chúng tôi rất mong đợi được đón tiếp bạn như một thành viên của đội ngũ. Xin chân thành cảm ơn bạn!
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
Mẫu 3: Thư mời ứng viên nhận việc
Tiêu đề: [Tên công ty] thông báo trúng tuyển [Tên vị trí]
Chào [Tên ứng viên],
Tôi là [Tên người gửi] thuộc bộ phận nhân sự của [Tên công ty]. Chúc mừng bạn [đã trúng tuyển [Tên vị trí] tại công ty chúng tôi. Thông qua buổi phỏng vấn, chúng tôi nhận thấy bạn có những kỹ năng và kinh nghiệm hoàn toàn phù hợp với vị trí mà công ty cần tuyển dụng.
Bởi vậy, tôi gửi email này xin được thông báo mức lương và thời gian làm việc làm cho bạn như sau:
- Mức lương khởi điểm: [Số tiền].
- Thời gian thử việc: […]
- Thời gian làm việc: […]
- Cách chính sách hỗ trợ: […]
- Ngày bắt đầu làm việc: [Ngày giờ cụ thể]
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn hãy liên hệ với tôi qua [Số điện thoại] hoặc [Địa chỉ email] để được giải đáp.
Hy vọng nhận được phản hồi sớm từ bạn!
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
5. Mẫu thư liên hệ với ứng viên bị động
Mẫu 1: Thư liên hệ với ứng viên bị động
Tiêu đề email: [Tên_công_ty] đang tìm kiếm nhân viên cho vị trí [tên_vị_trí] / Bạn có muốn tham gia đội ngũ của chúng tôi tại [Tên_công_ty] không?
[Tên_ứng_viên] thân mến,
Tôi là [Tên], [chức_danh] tại [Tên_công_ty]. Tôi có được thấy thông tin của bạn trên [ví dụ: LinkedIn] và tôi rất ấn tượng với kinh nghiệm của bạn trong [tên lĩnh vực cụ thể / hoặc bạn có thể bổ sung vào đây những điểm về ứng viên mà bạn chú ý].
Hiện tại chúng tôi đang tìm kiếm người phù hợp cho vị trí [tên_vị_trí, dẫn link tới Mô tả công việc] cùng tham gia vào đội ngũ của chúng tôi. Tôi rất mong sẽ có cơ hội được chia sẻ thêm với bạn về công việc này cũng như được lắng nghe nhiều hơn từ phía bạn, vì vậy tôi hy vọng chúng ta có thể sắp xếp một buổi [gặp mặt / trao đổi qua điện thoại] nếu như bạn rảnh trong [khoảng thời gian].
Ngoài ra, bạn có thể liên hệ với tôi qua [số điện thoại] hoặc [email] bất cứ lúc nào.
Chúc bạn một ngày tốt lành.
Thân mến,
[Tên]
[Chữ ký]
Mẫu 2: Thư liên hệ với ứng viên bị động
Tiêu đề: [Tên_công_ty]_Thư Mời Ứng Tuyển_[tên_vị_trí]
Thân gửi bạn,
Đầu thư, [Tên_công_ty] xin gửi lời chào thân ái tới bạn. Nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và mở rộng quy mô công ty, [Tên_công_ty] đang tìm kiếm những bạn trẻ nhiệt huyết, đam mê và có định hướng phát triển bản thân theo mảng [tên_ngành] ứng tuyển vào vị trí [tên_vị_trí] mảng [tên_ngành_hàng] , yêu cầu kinh nghiệm từ 6 tháng.
6. Mẫu thư liên hệ với ứng viên cũ
Tiêu đề email: Cơ hội việc làm mới tại [Tên_công_ty] / Bạn còn hứng thú với cơ hội việc làm mới tại [Tên_công_ty] không?
[Tên_ứng_viên] thân mến,
Tôi là [tên], [chức danh] tại [Tên_công_ty]. Chúng ta đã từng gặp nhau [thời gian] khi bạn ứng tuyển cho vị trí [tên_vị_trí] tại công ty chúng tôi. (Sẽ tốt hơn nếu ở đoạn này bạn thêm vào một vài thông tin cá nhân mà bạn còn nhớ được về ứng viên để thể hiện sự quan tâm, ví dụ như “Tôi hy vọng rằng bạn có một kì tốt nghiệp thành công!” hay “Tôi nhớ rằng ở lần trước bạn nói bạn đang đi tìm chỗ ở mới. Không biết rằng giờ này bạn đã có nơi ở ổn định chưa?”)
Dù rằng lần trước chúng tôi đã phải quyết định lựa chọn một ứng viên khác cho vị trí [Tên_vị_trí] do ở thời điểm đó bạn [lí do bạn từ chối ứng viên lần trước, ví dụ như thiếu kinh nghiệm, quá trình độ hay do mức độ cạnh tranh quá cao], chúng tôi vẫn luôn lưu tâm đến trường hợp của bạn. [Nêu rõ vì sao bạn ấn tượng với trường hợp của ứng viên như sự sáng tạo, kinh nghiệm làm sản phẩm, thần thái trong buổi phỏng vấn rất tích cực,…]
Hiện tại chúng tôi đang tìm kiếm người phù hợp cho vị trí [tên_vị_trí] và chúng tôi tin rằng kĩ năng và kinh nghiệm của bạn có thể phù hợp hơn tại đây. / Hiện tại chúng tôi đang tìm kiếm người mới cho vị trí [tên_vị_trí] mà trước đó bạn từng ứng tuyển, chúng tôi cho rằng giờ đây bạn có thể đã phù hợp hơn cho công việc này.
Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể dành chút thời gian để trao đổi thêm với chúng tôi [qua điện thoại / Skype / gặp mặt trực tiếp] vào [một khoảng thời gian nào đó, ví dụ như trong tuần này] về công việc mới này. Nếu bạn vẫn còn hứng thú, hãy liên hệ lại với chúng tôi qua email này.
Chúc bạn một ngày tốt lành.
7. Mẫu thư liên hệ với ứng viên được giới thiệu
Tiêu đề email: Lời giới thiệu từ [Tên_người_giới_thiệu] / [Tên_người_giới_thiệu] giới thiệu rằng bạn là một [tên_vị_trí] rất xuất sắc
Chào [Tên_ứng_viên],
Tôi là [Tên], [chức_danh] tại [Tên_công_ty]. Hiện tại chúng tôi đang tìm kiếm ứng viên cho vị trí [tên_vị_trí] và chúng tôi có được [Tên_vị_trí] giới thiệu rằng bạn có thể là một người phù hợp.
Từ những gì tôi có thể theo dõi được từ [LinkedIn / CV] của bạn, kinh nghiệm làm việc của bạn hết sức ấn tượng. Những gì bạn đã làm có nhiều điểm tương đồng với công việc của chúng tôi tại đây. [Bạn nên bổ sung vào đây những điểm khiến bạn thật sự chú ý]. Tại [Tên_công_ty]. chúng tôi luôn tìm kiếm những người tuyệt vời giống như [Tên_người_giới_thiệu], chính vì vậy chúng tôi rất mong có thể có cơ hội được hiểu về bạn rõ hơn.
Hy vọng rằng bạn có thể dành chút thời gian để chúng ta có thể gặp mặt để cùng trao đổi thêm về công việc này vào [khoảng thời gian, ví dụ “một lúc nào đó trong tuần”]. Nếu bạn cần bất kì thông tin gì thêm, đừng ngần ngại liên hệ với tôi qua [email] hoặc [số_điện_thoại].
Chúc bạn một ngày tốt lành.
Thân mến,
[Tên]
[Chữ ký]
8. Mẫu thư nhờ giới thiệu ứng viên nội bộ
Tiêu đề email: Chúng ta đang cần người! Hãy giới thiệu bạn bè cùng tham gia với chúng ta!
Chào tất cả mọi người,
Như bạn biết, tại [Tên_công_ty], chúng ta luôn mong muốn được phát triển đội ngũ cùng những người tài năng – giống như bạn.
Nếu như bạn biết ai đó mà theo bạn có thể phù hợp với môi trường tại đây, hãy thông báo với chúng tôi. Để quy trình được đơn giản hơn, bạn chỉ cần cung cấp cho chúng tôi thông tin theo những câu hỏi sau:
- Bạn muốn giới thiệu ai và bạn quen họ như thế nào? (Ví dụ: “X là đồng đội cũ của tôi tại công ty Y.”)
- Bạn nghĩ người này sẽ phù hợp với (những) vị trí nào (Ví dụ: Account Manager của phòng Sales)
- Chuyên môn chính và những kĩ năng nổi bật của người này là gì (Ví dụ: Thành thạo với các công cụ về quản lý khách hàng và có kinh nghiệm làm việc tại …)
- Nếu như hai bạn từng làm việc cùng nhau, hãy nêu ra 1-2 điểm thể hiện bạn của bạn là một đồng đội tốt (Ví dụ: Họ “luôn luôn đáp ứng được deadline”, “có khả năng thuyết trình ấn tượng”, hay “luôn sẵn sàn hỗ trợ đồng đội”)
- Vì sao bạn nghĩ rằng người này sẽ phù hợp với chúng ta? (Ví dụ: “có mối quan hệ rộng và có thể giúp chúng ta mở rộng tập khách hàng”, “rất sáng tạo, giàu đam mê về thiết kế web và có thể đóng góp nhiều ý tưởng đột phá” hoặc “có khả năng làm việc tốt dưới áp lực, sẽ giúp được đội ngũ của chúng ta luôn ổn định và nhịp nhàng.”)
Cùng với đó hãy đính kèm cho chúng tôi CV và thông tin liên lạc của người bạn muốn giới thiệu. Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn của bạn theo đó.
(Bạn có thể bổ sung thông tin về chế độ thưởng cho người giới thiệu ứng viên tốt, ví dụ “Nếu như người mà bạn giới thiệu là phù hợp, bạn sẽ được thưởng thêm… )
Bạn cũng có thể theo dõi trang tin tuyển dụng của công ty để có thêm thông tin chi tiết khi chính thức mở đợt tuyển dụng.
Nếu có bất kì thắc mắc gì bạn hãy liên hệ với chúng tôi qua [email, số điện thoại].
Xin chân thành cám ơn!
[Tên]
[Chữ ký]
Hy vọng, với bài viết tổng hợp những mẫu email cần thiết đối với nhà tuyển dụng của HR Eduplus đã phần nào giúp ích được công tác nghiệp vụ của quý bạn đọc.